Comment implémenter un carnet de laboratoire électronique (ELN) dans un laboratoire existant

Le suivi des échantillons critiques, des réactifs et des données est nécessaire au bon fonctionnement de tout laboratoire. Et si votre laboratoire fonctionne depuis un certain temps, vous et vos collègues avez probablement développé un processus pour gérer tous ces « éléments » essentiels du laboratoire.

Alors, comment se déroule ce processus pour vous ?

Leurs problèmes provoquent-ils une perte de temps et d'argent et entraînent-ils la perte d'échantillons ou de données ?

J'ai vu de nombreux laboratoires gérer leurs échantillons, leurs réactifs et leurs données à l'aide de carnets de laboratoire en papier traditionnels, qui peuvent être encombrants, désorganisés et difficiles à rechercher. En revanche, les carnets de laboratoire électroniques (ELN) offrent une solution numérique moderne à ces problèmes en permettant aux chercheurs de stocker, d'organiser et de partager des données sous forme numérique.

Précédemment, nous avons discuté mise en œuvre d'un ELN dans un tout nouveau laboratoire. Cependant, ceux qui travaillent dans des laboratoires déjà opérationnels sont confrontés à un défi plus important : changer le « statu quo » pour un processus plus rentable et plus rapide. Ce blog abordera la mise en œuvre d'un ELN dans un laboratoire existant.

Étape 1 : Évaluez vos besoins

Avant de sélectionner un ELN, il est important d'évaluer les besoins de votre laboratoire. Réfléchissez aux questions suivantes :

• Quels types d'expériences allez-vous mener ?
• Quelles données devrez-vous enregistrer ?
• Comment souhaitez-vous que ces données soient organisées ?
• Comment allez-vous partager les données avec vos collègues et collaborateurs ?
• Aurez-vous besoin d'intégrer les systèmes de gestion des informations de laboratoire (LIMS) existants ?
• Combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder à l'ELN ?
• Quel est ton budget ?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer quelle solution ELN convient le mieux à votre laboratoire. Assurez-vous de vous renseigner auprès de tous les membres de votre laboratoire, de comprendre leurs besoins et de discuter de ce qu'un ELN doit accomplir pour qu'ils puissent l'utiliser.

Étape 2 : Choisissez un ELN

Une fois que vous avez évalué les besoins de votre laboratoire, il est temps de sélectionner un ELN qui répond à ces besoins. De nombreuses options sont disponibles, des solutions gratuites et open source aux plateformes d'entreprise dotées de fonctionnalités avancées. Pour naviguer dans votre processus de sélection, il peut être utile de créer une liste de contrôle d'évaluation. La liste de contrôle d'évaluation doit être divisée en phases afin de refléter votre processus de prise de décision.

Voici une liste de contrôle d'évaluation simplifiée qui peut vous aider à affiner vos choix :

Phase 1

• Identifiez plusieurs fournisseurs d'ELN parmi lesquels choisir

Phase 2

• Identifiez si d'autres départements utilisent actuellement un ELN
• Contactez le service informatique et votre service des achats pour définir les différentes politiques d'achat

Troisième phase

• Création d'un groupe de travail ELN
• Organiser des réunions régulières pour discuter des progrès réalisés dans la sélection de l'ELN

Étape 4

• Interviewez et faites une démonstration de différentes plateformes ELN
• Inscrivez-vous pour les essais (si cela est proposé)
• Générez une liste de questions et d'éléments indispensables
• Prenez des notes !

Étape 5

• Définir le périmètre actuel et futur de l'ELN
• Indiquez le nombre d'utilisateurs nécessaires
• Comparez les différentes fonctionnalités ELN avec votre liste de fonctionnalités indispensables
• Décrivez la source de financement de votre ELN

Sixième étape

• Évaluez votre liste restreinte de fournisseurs en fonction des résultats des phases précédentes
• Limitez votre sélection à 1 à 3 fournisseurs
• Faites une sélection en fonction du prix par rapport aux capacités, de la relation de travail avec le fournisseur ELN et de la facilité globale de mise en œuvre dans votre laboratoire existant

Étape 3 : Configuration de l'ELN

Une fois que vous avez sélectionné un ELN, vous devez le configurer pour votre laboratoire. Cela implique généralement les étapes suivantes :

• Créez des comptes utilisateurs pour tous les membres du laboratoire qui auront besoin d'accéder à l'ELN.
• Établissez des autorisations et des contrôles d'accès pour différents niveaux d'utilisateurs.
• Définissez la structure des données du laboratoire, y compris les conventions de dénomination, l'organisation des dossiers et les sous-dossiers.
• Configurez des modèles pour différents types d'expériences ou de saisies de données afin de garantir la cohérence.
• Configurez toutes les intégrations avec le LIMS existant ou un autre logiciel de laboratoire (bonus si votre ELN est livré avec un LIMS entièrement intégré !)

Étape 4 : Former les membres du laboratoire

Il est crucial de former les membres du laboratoire à une utilisation efficace de l'ELN une fois l'ELN mis en place. Cela devrait inclure :

• Un aperçu des caractéristiques et des capacités de l'ELN.
• Instructions sur la façon de créer et d'organiser les entrées.
• Les meilleures pratiques de saisie de données incluent l'utilisation de conventions de dénomination cohérentes et l'enregistrement de notes détaillées.
• Directives pour le partage des données et la collaboration avec les autres membres du laboratoire.

Si le fournisseur de l'ELN propose une formation et une intégration aux utilisateurs clés et aux membres du laboratoire, nous vous recommandons vivement d'en apprendre le plus possible auprès d'eux.

Étape 5 : Surveiller et entretenir l'ELN

Une fois que l'ELN est opérationnel, il est important de le surveiller et de le maintenir pour s'assurer qu'il reste organisé et efficace. Cela peut inclure :

• Réviser régulièrement les entrées de données pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes.
• Mettre à jour les modèles et les conventions de dénomination selon les besoins pour améliorer la cohérence.
• Résoudre tout problème ou erreur lié à l'ELN.
• Restez à jour grâce aux mises à jour logicielles et aux correctifs de sécurité.

La mise en œuvre d'un carnet de laboratoire électronique peut représenter un investissement important en temps et en ressources, mais les avantages d'une organisation, d'une collaboration et d'une gestion des données améliorées en valent la peine ! En suivant ces étapes, vous pouvez implémenter avec succès un ELN dans votre laboratoire existant et faire passer vos recherches au niveau supérieur !

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