So implementieren Sie ein elektronisches Labornotizbuch (ELN) in einem bestehenden Labor

Für den effizienten Betrieb jedes Labors ist es notwendig, den Überblick über kritische Proben, Reagenzien und Daten zu behalten. Und wenn Ihr Labor schon eine Weile in Betrieb ist, haben Sie und Ihre Kollegen wahrscheinlich ein Verfahren zur Verwaltung all dieser wichtigen Labor- „Dinge“ entwickelt.

Also, wie funktioniert dieser Prozess für dich?

Verschwenden ihre Probleme Zeit und Geld und führen dazu, dass Proben oder Daten falsch platziert werden?

Ich habe viele Labore gesehen, die ihre Proben, Reagenzien und Daten mit herkömmlichen Labornotizbüchern aus Papier verwalten, die umständlich, unorganisiert und schwer zu durchsuchen sein können. Im Gegensatz dazu bieten elektronische Labornotizbücher (ELNs) eine moderne, digitale Lösung um diese Probleme zu lösen, indem es Forschern ermöglicht, Daten digital zu speichern, zu organisieren und auszutauschen.

Zuvor haben wir besprochen Implementierung eines ELN in einem brandneuen Labor. Die Mitarbeiter in Laboren, die bereits in Betrieb sind, stehen jedoch vor einer größeren Herausforderung: Sie müssen den gewohnten Betrieb ändern, um den Prozess kosten- und zeiteffizienter zu gestalten. Dieser Blog befasst sich mit der Implementierung eines ELN in einem bestehenden Labor.

Schritt 1: Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse

Bevor Sie sich für ein ELN entscheiden, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Labors zu evaluieren. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Welche Arten von Experimenten werden Sie durchführen?
• Welche Daten müssen Sie aufzeichnen?
• Wie möchten Sie diese Daten organisieren?
• Wie werden Sie Daten mit Kollegen und Mitarbeitern teilen?
• Müssen Sie eine Integration in bestehende Laborinformationsmanagementsysteme (LIMS) vornehmen?
• Wie viele Benutzer benötigen Zugriff auf das ELN?
• Wie hoch ist Ihr Budget?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen festzustellen, welche ELN-Lösung für Ihr Labor geeignet ist. Erkundigen Sie sich bei allen Mitarbeitern Ihres Labors, verstehen Sie deren Bedürfnisse und besprechen Sie, was ein ELN leisten muss, damit sie es verwenden können.

Schritt 2: Wählen Sie eine ELN

Sobald Sie die Anforderungen Ihres Labors bewertet haben, ist es an der Zeit, ein ELN auszuwählen, das diese Anforderungen erfüllt. Es stehen viele Optionen zur Verfügung, von kostenlosen Open-Source-Lösungen bis hin zu Plattformen auf Unternehmensebene mit erweiterten Funktionen. Um Ihren Auswahlprozess zu steuern, kann es von Vorteil sein, eine Evaluierungs-Checkliste zu erstellen. Die Bewertungscheckliste sollte in Phasen unterteilt werden, um Ihren Entscheidungsprozess widerzuspiegeln.

Hier ist eine vereinfachte Evaluierungs-Checkliste, die Ihnen helfen kann, Ihre Auswahl einzugrenzen:

Phase 1

• Identifizieren Sie mehrere ELN-Anbieter, aus denen Sie auswählen können

Phase 2

• Stellen Sie fest, ob andere Abteilungen derzeit eine ELN verwenden
• Wenden Sie sich an die IT-Abteilung und Ihre Einkaufsabteilung, um die verschiedenen Einkaufsrichtlinien zu erläutern

Phase 3

• Richten Sie eine ELN-Taskforce ein
• Richten Sie regelmäßige Treffen ein, um die Fortschritte bei der ELN-Auswahl zu erörtern

Phase 4

• Interview und Demo verschiedener ELN-Plattformen
• Melden Sie sich für Testversionen an (falls angeboten)
• Generieren Sie eine Liste mit Must-Haves und Fragen
• Machen Sie sich Notizen!

Phase 5

• Definieren Sie den aktuellen und zukünftigen Geltungsbereich der ELN
• Beschreiben Sie die Anzahl der benötigten Benutzer
• Vergleichen Sie verschiedene ELN-Funktionen mit Ihrer Liste der Must-Haves
• Beschreiben Sie die Finanzierungsquelle für Ihr ELN

Phase 6

• Bewerten Sie Ihre Auswahlliste von Anbietern auf der Grundlage der Ergebnisse früherer Phasen
• Grenzen Sie Ihre Auswahl auf 1—3 Anbieter ein
• Treffen Sie eine Auswahl auf der Grundlage von Preis und Leistung, der Zusammenarbeit mit dem ELN-Anbieter und der allgemeinen Einfachheit der Implementierung in Ihrem bestehenden Labor

Schritt 3: ELN einrichten

Sobald Sie ein ELN ausgewählt haben, müssen Sie es für Ihr Labor einrichten. Dies umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Erstellen Sie Benutzerkonten für alle Labormitglieder, die Zugriff auf das ELN benötigen.
• Richten Sie Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzerebenen ein.
• Definieren Sie die Datenstruktur des Labors, einschließlich Namenskonventionen, Ordnerorganisation und Unterordnern.
• Richten Sie Vorlagen für verschiedene Arten von Experimenten oder Dateneingaben ein, um die Konsistenz zu gewährleisten.
• Konfigurieren Sie alle Integrationen mit vorhandenem LIMS oder anderer Laborsoftware (Bonus, wenn Ihr ELN mit einem vollständig integrierten LIMS geliefert wird!)

Schritt 4: Schulung der Labormitglieder

Die Schulung der Labormitglieder in der effektiven Nutzung des ELN ist nach der Einrichtung des ELN von entscheidender Bedeutung. Dies sollte Folgendes beinhalten:

• Ein Überblick über die Funktionen und Fähigkeiten des ELN.
• Anweisungen zum Erstellen und Organisieren von Einträgen.
• Zu den besten Dateneingabepraktiken gehören die Verwendung einheitlicher Benennungskonventionen und das Aufzeichnen detaillierter Notizen.
• Richtlinien für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit mit anderen Labormitgliedern.

Wenn der ELN-Anbieter Schulungen und Onboarding für wichtige Benutzer und Labormitglieder anbietet, empfehlen wir dringend, so viel wie möglich von ihnen zu lernen.

Schritt 5: Überwachen und warten Sie das ELN

Sobald das ELN seine Arbeit aufgenommen hat, ist es wichtig, es zu überwachen und instand zu halten, um sicherzustellen, dass es organisiert und wirksam bleibt. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Regelmäßige Überprüfung der Dateneingaben, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt sind.
• Aktualisieren Sie Vorlagen und Benennungskonventionen nach Bedarf, um die Konsistenz zu verbessern.
• Behebung von Problemen oder Fehlern mit dem ELN.
• Bleiben Sie mit Software-Updates und Sicherheitspatches auf dem Laufenden.

Die Implementierung eines elektronischen Labornotizbuchs kann eine erhebliche Zeit- und Ressourceninvestition sein, aber die Vorteile einer verbesserten Organisation, Zusammenarbeit und Datenverwaltung sind es wert! Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich ein ELN in Ihrem bestehenden Labor implementieren und Ihre Forschung auf die nächste Stufe heben!

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