6 obstacles à l'adoption des carnets de laboratoire électroniques (ELN) et comment les surmonter

Le nombre d'ELN open source et disponibles dans le commerce a explosé au cours de la dernière décennie, rendant les laboratoires du monde universitaire, de l'industrie et du gouvernement plus rationalisés, plus rentables et plus organisés. Cependant, de nombreux laboratoires ne sont toujours pas passés au stockage numérique des informations, optant pour des carnets de laboratoire en papier ou une gamme de systèmes existants pour la gestion des données. Les scientifiques, les techniciens, les directeurs de laboratoire et les autres membres du personnel peuvent être à l'aise avec l'utilisation de ces approches dépassées. Néanmoins, l'absence de modernisation de vos activités dans le domaine des sciences de la vie peut avoir des conséquences désastreuses : votre laboratoire ou votre organisation risque de perdre des données, des protocoles ou des échantillons. En fin de compte, cela peut entraîner des problèmes de reproductibilité ou rendre difficile le suivi de la portée, de l'ampleur et du rythme actuels de la recherche.

Résister à l'adoption d'un ELN

L'abandon des anciens systèmes familiers reste un défi de taille pour ceux qui souhaitent se moderniser. Dans le domaine des sciences de la vie, nous sommes souvent fiers de la logique et de la raison. Mais lorsqu'il s'agit de modifier des habitudes bien ancrées, nous pouvons être très résistants, même aux changements qui présentent de nombreux avantages. Bien que les difficultés et les points de vue puissent différer au sein des équipes, les raisons de la résistance à l'adoption et transition vers un ELN se résument à 6 facteurs communs. Ci-dessous, nous discutons de chaque raison de résistance et de la manière dont vous pouvez aider votre organisation à surmonter ces obstacles à la numérisation.

Raison de la résistance #1 : manque d'informations

Alors que la pandémie de COVID-19 a accéléré la transformation numérique de nombreuses entreprises, de nombreuses entreprises du secteur des sciences de la vie manquent toujours d'informations tangibles sur la santé numérique, l'accessibilité et la sécurité des données, la durabilité des laboratoires, la conformité et la manière dont tout cela est lié à la gestion de l'information. Intuitivement, nombreux sont ceux qui connaissent les avantages de la numérisation, mais on ne sait pas comment des solutions logicielles, comme un ELN, aideront à mettre en œuvre ces initiatives. Le « quoi » et le « comment » de la numérisation restent une boîte noire.

Surmonter le manque d'informations

Le remède au manque d'information devrait être l'éducation, non ? Cela peut sembler facile, mais les humains ne sont pas des récipients vides dans lesquels les données peuvent être versées. Il faut d'abord jeter les bases. En tant que petit laboratoire ou grande organisation, vous pouvez établir une base cruciale pour la formation en obtenant l'adhésion de l'équipe à vos besoins en matière d'ELN. Vous avez besoin de quelque chose de facile à utiliser ? Pouvez-vous y transférer vos anciens documents Excel et les informations numériques existantes ? Résolvez tout cela avant de commencer à enquêter sur les fournisseurs. Classez vos besoins par ordre de priorité et vous entrerez dans le processus d'évaluation axé sur ce qui est essentiel pour votre organisation. Une fois que vous aurez commencé à étudier les fournisseurs, vous pourrez commencer à vous renseigner sur les différents avantages de leurs plateformes et sur la manière dont ils s'intègrent dans l'écosystème numérique. Les fournisseurs peuvent se montrer accommodants dans cette tâche en aidant à combler les lacunes en proposant des démonstrations et du contenu informatif. Bien qu'essentielle, cette étape pédagogique peut présenter un autre écueil majeur : en raison des nombreuses inconnues et des plus de 80 systèmes ELN/LIMS disponibles, une petite start-up biotechnologique ou un laboratoire universitaire peuvent facilement être victimes du tout premier système disponible ou, au contraire, tomber dans le piège d'évaluations interminables pour déterminer quelle solution leur convient le mieux et perdre ainsi la trace de leurs besoins convenus. Méfiez-vous de cet écueil et ne collectez des informations qu'auprès de votre les exigences de la plateforme sont clairement définies.

Raison de la résistance #2 : le manque de temps

Dans le monde numérique en évolution rapide d'aujourd'hui, le temps consacré à des tâches, même simples, peut sembler inexistant. Il n'est donc pas surprenant que le personnel et l'ensemble des organisations résistent à un changement nécessitant un engagement de temps considérable pour apprendre une nouvelle plateforme logicielle. Comme l'article « Comment faire face à la résistance au changement » selon la Harvard Business Review, « le temps est nécessaire, même s'il n'y a pas de résistance au changement lui-même ».

Surmonter le manque de temps

C'est là que l'expertise du fournisseur que vous choisissez peut vous aider. Qu'il s'agisse de suivre des milliers d'échantillons dans une biobanque, de développer des processus pour la fabrication de CAR-T ou de gérer des protocoles d'édition génétique, les représentants expérimentés du service client qui ont aidé de nombreuses organisations à passer à leur plateforme peuvent rapidement comprendre vos flux de travail et vos besoins. Leur rôle est de conseiller pour rationaliser la mise en œuvre et raccourcir la courbe d'apprentissage de votre équipe, en réduisant au maximum le temps nécessaire au processus de transition.

Raison de la résistance #3 : une courbe d'apprentissage douloureuse

L'acquisition de nouvelles compétences, qu'il s'agisse d'apprendre à faire du vélo, à pipeter avec précision, à charger une HPLC ou à utiliser Zoom pour une réunion importante pendant que vos enfants et votre chien sautent de haut en bas en arrière-plan, prend du temps. Au fur et à mesure qu'une personne acquiert de l'expérience avec une nouvelle compétence, ses compétences augmentent. Ce processus, la courbe d'apprentissage, est inévitable et peut être frustrant pour ceux qui en sont à ses débuts. La taille d'une organisation peut déterminer si la courbe d'apprentissage est abrupte ou superficielle : un laboratoire de deux personnes peut s'adapter plus facilement, tandis qu'une grande entreprise de biotechnologie comptant 20, 30 ou 100 personnes peut subir de graves pertes de productivité lors de la transition vers un nouveau système de gestion de l'information. Et cette perte de productivité peut représenter une dépense cachée coûteuse liée à la transition.

Surmonter une pénible courbe d'apprentissage

Il faut un bon leader, une planification stratégique et un fournisseur enthousiaste pour que la courbe d'apprentissage soit la plus courte possible. Du point de vue de la direction, il est utile d'estimer la perte de productivité qui ne manquera pas de se produire, afin de ne pas être pris au dépourvu alors que votre équipe fait face au changement de plateforme. Pour ceux qui adoptent et utilisent une nouvelle plateforme chaque jour, il peut être utile de « recommencer à reculons », en mettant l'accent sur le bonheur du résultat final plutôt que sur les nouvelles fonctionnalités inconnues de la technologie elle-même. Réfléchir aux avantages de l'adoption d'une nouvelle technologie (dans le cas d'un ELN, il s'agit d'améliorer votre recherche ou le développement de vos processus) est toujours une bonne motivation pour apprendre rapidement le système et commencer à en récolter les bénéfices le plus rapidement possible, sans avoir l'impression de plonger dans l'inconnu.

Raison de la résistance #4 : La peur de l'inconnu

Il peut être effrayant d'abandonner les blocs-notes en papier, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets ou d'autres systèmes de gestion de l'information existants et d'adopter de nouvelles technologies. Il y a de nombreuses inconnues : à quoi ressemblent les opérations 3, 6 ou 12 mois après la transition vers la plateforme ? Et si vous ne pouvez pas visualiser les avantages finaux pour votre organisation, le projet peut sembler être une mince affaire, ce qui en limite l'acceptation et l'adoption.

Vaincre la peur de l'inconnu

Combler le fossé entre ce qui est connu sur votre plateforme actuelle et ce qui est inconnu sur la nouvelle plateforme est essentiel et peut être réalisé avec l'aide d'un fournisseur compétent. En outre, l'évaluation de la portée du projet et la définition des obstacles attendus sur une période donnée peuvent aider à définir de nombreuses inconnues dans la tête des gens. Les chefs d'équipe et ceux qui défendent le processus de transition peuvent faciliter davantage cette approche en intégrant les tâches de numérisation dans les flux de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels afin que le personnel puisse découvrir le fonctionnement de la nouvelle plateforme dans un contexte familier.

Raison de la résistance #5 : modification des tâches quotidiennes

Les vieilles habitudes ont la vie dure, surtout celles qui font partie intégrante de notre routine quotidienne. L'apprentissage d'une nouvelle technologie est souvent considéré comme un changement important dans une entreprise ou un laboratoire qui perturbera les procédures familières auxquelles le personnel s'est habitué.

Surmonter un changement dans les tâches quotidiennes

Cette résistance peut être redéfinie comme l'introduction d'un nouvel outil qui s'intègre lentement aux tâches quotidiennes pour les élever et les améliorer. Vous pouvez considérer la transition de votre plateforme comme l'introduction d'un nouvel instrument qui augmentera la puissance analytique et la productivité d'un laboratoire. Avec un ELN, les avantages de fonctionnalités telles que l'automatisation et l'accessibilité peuvent servir d'exemples tangibles de l'évolution des tâches quotidiennes. Vous pouvez démontrer comment le processus de recherche d'échantillons biologiques spécifiques va changer : auparavant, vous ouvriez la porte de votre congélateur et passiez du temps à fouiller les boîtes, à rechercher des échantillons et à menacer leur intégrité lorsqu'ils chauffent. Avec un ELN, vous pouvez montrer qu'une simple recherche dans un onglet du navigateur d'inventaire permet de trouver facilement l'échantillon dont vous avez besoin, en minimisant la durée pendant laquelle les échantillons sont exposés à l'environnement extérieur. Dans la mesure du possible, associez l'évolution des tâches quotidiennes à des avantages évidents, tels que le gain de temps et la minimisation du risque de dégradation des échantillons.

Raison de la résistance #6 : problèmes de confidentialité et de sécurité

Pour les acteurs de la biotechnologie et de la pharmacie, le traitement des informations confidentielles, des données des patients et de la propriété intellectuelle, la sécurité et la confidentialité des données sont des questions très importantes. Avec la transition d'une plateforme, de nouvelles questions et préoccupations peuvent survenir quant à sa sécurité contre le vol de données et les accès non autorisés.

Surmonter les problèmes de confidentialité et de sécurité

Discutez des certifications des fournisseurs et de la manière dont elles peuvent faciliter la conformité réglementaire et la sécurité des données. Les certifications ISO et le respect des principes GxP sont essentiels dans les domaines de la biotechnologie et de l'industrie pharmaceutique. Lorsque vous choisissez un fournisseur ELN, vous devez faire attention à vérifier si un fournisseur de plateforme est certifié ISO par rapport à ses centres de données uniquement. Vous bénéficiez ainsi de la meilleure protection des données et de la meilleure conformité avec Principes GxP.

Surmonter la résistance à l'ELN grâce à eLabNext

Chez eLabNext, nous savons qu'il y a de nombreuses informations à prendre en compte lors de l'évaluation quel ELN répond à vos besoins. Nous avons fourni à un large éventail d'organisations des sciences de la vie, qu'il s'agisse de petites entreprises en démarrage, de laboratoires universitaires ou de sociétés internationales, de plateformes logicielles ELN sécurisées qui sont flexibles pour répondre aux divers besoins de l'industrie. Voici comment nous pouvons être votre partenaire pour surmonter certains des obstacles internes à la numérisation mentionnés ci-dessus :

• Intégration complète : Nous adoptons une approche standardisée en matière d'intégration, et dans un délai de 2 à 3 semaines après avoir travaillé avec notre équipe d'assistance, votre équipe sera largement au courant de la façon d'utiliser les plateformes d'eLabNext. Dès la quatrième semaine, votre équipe sera en mesure d'utiliser les différentes fonctions de notre système en toute confiance.

• Support centré sur le client : Notre équipe d'assistance est sympathique, attentive et informative afin que vous puissiez vous familiariser avec notre système et résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir. Chaque membre de notre équipe a une formation en sciences de la vie et comprend donc la complexité de vos questions et de vos domaines d'application.
• Meilleur de sa catégorie Confidentialité et Sécurité: Presque tous les fournisseurs utilisent des centres de données AWS certifiés ISO, mais la société ElabNext respecte les exigences strictes de la Norme ISO/IEC 27001:2017 +A 11:2020. Il s'agit d'un facteur de différenciation clé par rapport aux autres plateformes ELN pour les laboratoires et les installations qui doivent se conformer à la norme GxP et être prêts pour les audits.

Maintenant que vous avez pris connaissance de ces obstacles et de la manière de les surmonter, vous pouvez engager une conversation sur la numérisation avec votre laboratoire ou votre organisation. Pour vous aider à rationaliser ce processus et à le justifier, consultez notre série de livres blancs :

• Livre blanc 1 : Il est temps de faire la transition
• Livre blanc 2 : Chemins vers Lab Nirvana
• Livre blanc 3 : Liste de contrôle d'évaluation

Si vous en avez assez de lire et que vous souhaitez commencer à tester eLabNext immédiatement, procurez-vous un essai gratuit de 30 jours ou contactez-moi directement pour une démonstration personnalisée.