6 Adoptionsbarrieren für elektronische Labornotizen (ELN) und wie man sie überwindet

Die Zahl der Open-Source-und kommerziell verfügbaren ELNs ist in den letzten zehn Jahren explosionsartig angestiegen, wodurch Labore in Wissenschaft, Industrie und Regierung rationeller, kostengünstiger und organisierter wurden. Viele Labore haben jedoch immer noch nicht auf digitale Informationsspeicher umgestellt und haben sich für Labornotizbücher aus Papier oder eine Reihe älterer Systeme für das Datenmanagement entschieden. Wissenschaftler, Techniker, Laborleiter und anderes Personal mögen sich mit diesen veralteten Ansätzen wohl fühlen. Wenn Sie Ihre biowissenschaftlichen Abläufe nicht modernisieren, kann dies jedoch schwerwiegende Folgen haben: Ihr Labor oder Ihre Organisation kann Daten, Protokolle oder Proben verlieren. Letztlich kann dies zu Problemen bei der Reproduzierbarkeit führen oder es schwierig machen, mit dem aktuellen Umfang, der Breite und dem Tempo der Forschung Schritt zu halten.

Widerstand gegen die Einführung einer ELN

Der Übergang von alten, vertrauten Systemen bleibt eine große Herausforderung für diejenigen, die eine Modernisierung anstreben. In den Biowissenschaften sind wir oft stolz auf Logik und Vernunft. Aber wenn es darum geht, tief verwurzelte Gewohnheiten zu ändern, können wir sehr resistent sein, selbst gegenüber Veränderungen, die zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Während die Problembereiche und Sichtweisen innerhalb der Teams unterschiedlich sein können, gibt es doch die Gründe, warum man sich gegen die Einführung von und Übergang zu einer ELN kommen auf 6 gemeinsame Faktoren an. Im Folgenden besprechen wir jeden Grund für Widerstände und wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können, diese Hindernisse der Digitalisierung zu überwinden.

Grund für Widerstand #1: Mangel an Informationen

Während die COVID-19-Pandemie die digitale Transformation vieler Unternehmen beschleunigt hat, mangelt es vielen in den Biowissenschaften immer noch an greifbaren Informationen über digitale Gesundheit, Datenzugänglichkeit und Sicherheit, Labornachhaltigkeit, Compliance und darüber, wie das alles mit dem Informationsmanagement zusammenhängt. Intuitiv kennen viele die Vorteile der Digitalisierung, aber es ist unklar, wie Softwarelösungen wie ein ELN zur Umsetzung dieser Initiativen beitragen werden. Das „Was“ und „Wie“ der Digitalisierung ist immer noch eine Blackbox.

Überwindung eines Informationsmangels

Das Heilmittel gegen Informationsmangel sollte Bildung sein, oder? Es mag einfach klingen, aber Menschen sind keine leeren Gefäße, in die Daten gefüllt werden können. Zuerst müssen die Grundlagen gelegt werden. Sie können als kleines Labor oder als große Organisation eine wichtige Grundlage für die Ausbildung legen, indem Sie das Team dazu bewegen, Ihre Anforderungen an ein ELN zu berücksichtigen. Benötigen Sie etwas, das einfach zu bedienen ist? Können Sie Ihre alten Excel-Dokumente und vorhandenen digitalen Informationen darin ablegen? Klären Sie all dies aus, bevor Sie mit der Untersuchung von Anbietern beginnen. Priorisieren Sie Ihre Bedürfnisse, und Sie beginnen mit dem Bewertungsprozess, der sich auf das konzentriert, was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Sobald Sie mit der Untersuchung der Anbieter begonnen haben, können Sie mit der Schulung über die verschiedenen Vorteile ihrer Plattformen und deren Integration in das digitale Ökosystem beginnen. Anbieter können bei dieser Aufgabe entgegenkommend sein und helfen, die Lücken zu füllen, indem sie Demonstrationen und informative Inhalte bereitstellen. Dieser Bildungsschritt ist zwar unerlässlich, kann aber eine weitere große Fallstricke mit sich bringen: Aufgrund der vielen Unbekannten und über 80 ELN/LIMS-Systeme auf dem Markt kann ein kleines Biotech-Start-up oder ein akademisches Labor leicht zum Opfer fallen, sich für das allererste verfügbare System zu entscheiden oder das komplette Gegenteil, tappen in die Falle endloser Bewertungen, welche Lösung am besten zu ihnen passt, und verlieren im Gegenzug den Überblick über ihre vereinbarten Bedürfnisse. Hüten Sie sich vor dieser Fallstricke und sammeln Sie Informationen nur mit Ihrem Die Plattformanforderungen sind klar definiert.

Grund für Widerstand #2: Zeitmangel

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt scheint es, als gäbe es keine Zeit, selbst einfache Aufgaben zu erledigen. Es ist also keine Überraschung, dass Mitarbeiter und ganze Organisationen sich einer Änderung widersetzen würden, die einen erheblichen Zeitaufwand erfordert, um sich mit einer neuen Softwareplattform vertraut zu machen. Wie der Artikel „Wie man mit dem Widerstand gegen Veränderungen umgeht“ Im Harvard Business Review heißt es: „Zeit ist notwendig, auch wenn es gegen die Veränderung selbst keinen Widerstand gibt.“

Überwindung eines Zeitmangels

Hier kann das Fachwissen des von Ihnen ausgewählten Anbieters helfen. Ganz gleich, ob Sie Tausende von Proben in einer Biobank verfolgen, Verfahren für die CAR-T-Herstellung entwickeln oder Protokolle zur Gen-Editierung verwalten, erfahrene Kundendienstmitarbeiter, die vielen Unternehmen bei der Umstellung auf ihre Plattform geholfen haben, können Ihre Arbeitsabläufe und Bedürfnisse schnell verstehen. Ihre Rolle besteht darin, als Berater die Implementierung zu optimieren und die Lernkurve für Ihr Team zu verkürzen, sodass der Übergangsprozess so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt.

Grund für Widerstand #3: Eine schmerzhafte Lernkurve

Das Erlernen neuer Fähigkeiten — egal, ob Sie Fahrrad fahren lernen, präzise pipettieren, eine HPLC laden oder Zoom für ein wichtiges Meeting verwenden, während Ihre Kinder und Ihr Hund im Hintergrund auf und ab springen — braucht Zeit. Je mehr Erfahrung eine Person mit einer neuen Fähigkeit sammelt, desto besser werden ihre Fähigkeiten. Dieser Prozess, die Lernkurve, ist unvermeidlich und kann für diejenigen, die sich in der Anfangsphase befinden, frustrierend sein. Die Größe einer Organisation kann bestimmen, wie steil oder flach die Lernkurve ist: Ein Labor mit 2 Personen kann sich leichter anpassen, wohingegen ein größeres Biotech-Unternehmen mit 20, 30 oder 100 Mitarbeitern bei der Umstellung auf ein neues Informationsmanagementsystem schwere Produktivitätseinbußen hinnehmen kann. Und dieser Produktivitätsverlust kann eine kostspielige versteckte Ausgabe der Umstellung sein.

Überwindung einer schmerzhaften Lernkurve

Es braucht eine gute Führungskraft, strategische Planung und einen begeisterten Anbieter, um die Lernkurve so kurz wie möglich zu gestalten. Aus Sicht des Managements ist es hilfreich, den Produktivitätsverlust abzuschätzen, der mit Sicherheit eintreten wird, damit Sie nicht überrumpelt werden, wenn Ihr Team den Plattformwechsel bewältigt. Für diejenigen, die täglich eine neue Plattform einführen und nutzen, kann es hilfreich sein „fange rückwärts an“, Konzentrieren Sie sich auf die Glückseligkeit des Endergebnisses und nicht auf die neuen, ungewohnten Funktionen der Technologie selbst. Über die Vorteile der Einführung neuer Technologien nachzudenken — im Fall eines ELN geht es darum, Ihre Forschungs- und Prozessentwicklung voranzubringen — ist immer eine gute Motivation, das System schnell zu erlernen und so schnell wie möglich von den Vorteilen zu profitieren, ohne das Gefühl zu haben, ins Unbekannte einzutauchen.

Grund für Widerstand #4: Angst vor dem Unbekannten

Notizbücher, Microsoft Work/Office, Google Docs/Sheets oder andere veraltete Informationsmanagementsysteme hinter sich zu lassen und neue Technologien einzuführen, kann beängstigend sein. Es gibt viele Unbekannte: Wie sieht der Betrieb 3, 6 oder 12 Monate nach dem Plattformwechsel aus? Und wenn Sie sich die Endvorteile für Ihr Unternehmen nicht vorstellen können, kann das Projekt wie ein unerreichbares Holzweg erscheinen, das die Akzeptanz und Akzeptanz einschränkt.

Die Angst vor dem Unbekannten überwinden

Die Überbrückung der Lücke zwischen dem, was auf Ihrer aktuellen Plattform bekannt ist, und dem, was auf der neuen Plattform unbekannt ist, ist von entscheidender Bedeutung und kann mit Hilfe eines erfahrenen Anbieters erreicht werden. Darüber hinaus können die Bewertung des Projektumfangs und die Festlegung, welche Hindernisse in welchem Zeitraum zu erwarten sind, dazu beitragen, viele der Unbekannten in den Köpfen der Menschen zu definieren. Teamleiter und diejenigen, die sich für den Übergangsprozess einsetzen, können diesen Ansatz weiter unterstützen, indem sie Digitalisierungsaufgaben in tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitsabläufe integrieren, sodass die Mitarbeiter in einem vertrauten Kontext erleben können, wie die neue Plattform funktioniert.

Grund für Widerstand #5: Veränderung der täglichen Aufgaben

Alte Gewohnheiten sind schwer abzulegen, vor allem solche, die fester Bestandteil unserer täglichen Routine sind. Das Erlernen einer neuen Technologie wird oft als bedeutende Veränderung in einem Unternehmen oder Labor angesehen, die vertraute Abläufe, an die sich die Mitarbeiter gewöhnt haben, auf den Kopf stellt.

Bewältigung einer Veränderung der täglichen Aufgaben

Dieser Widerstand kann so umformuliert werden, dass ein neues Tool eingeführt wird, das langsam in die täglichen Aufgaben integriert wird, um sie zu verbessern und zu verbessern. Sie können sich Ihren Plattformwechsel wie die Einführung eines neuen Instruments vorstellen, das die analytische Leistungsfähigkeit und Produktivität eines Labors erhöht. Mit einem ELN können die Vorteile von Funktionen wie Automatisierung und Barrierefreiheit als konkrete Beispiele dafür dienen, wie sich die täglichen Aufgaben verändern werden. Sie können demonstrieren, wie sich der Prozess der Suche nach bestimmten biologischen Proben ändern wird: Früher öffneten Sie die Tür Ihres Gefrierschranks und verbrachten Zeit damit, zwischen Kartons zu schlurfen, nach Proben zu suchen und deren Integrität zu gefährden, wenn sie sich erhitzen. Mit einem ELN können Sie nachweisen, dass eine einfache Suche in einem Tab des Inventar-Browsers es einfach macht, die benötigte Probe zu finden, wodurch die Zeit, in der Proben der Umgebung ausgesetzt sind, minimiert wird. Wo immer Sie können, verknüpfen Sie die Veränderung der täglichen Aufgaben mit klaren Vorteilen wie Zeitersparnis und Minimierung des Risikos einer Probenverschlechterung.

Grund für Widerstand #6: Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Für Biotech- und Pharmaunternehmen sind der Umgang mit vertraulichen Informationen, Patientendaten und geistigem Eigentum, Datensicherheit und Datenschutz sehr wichtige Themen. Bei einem Plattformwechsel können neue Fragen und Bedenken darüber aufkommen, wie sicher die Plattform vor Datendiebstahl und unbefugtem Zugriff sein wird.

Überwindung von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Diskutieren Sie über Anbieterzertifizierungen und darüber, wie diese die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Datensicherheit erleichtern können. ISO-Zertifizierungen und die Einhaltung der GxP-Grundsätze sind in der Biotechnologie- und Pharmaindustrie unverzichtbar. Bei der Auswahl eines ELN-Anbieters sollten Sie vor allem darauf achten, ob ein Plattformanbieter ISO-zertifiziert ist und nicht nur seine Rechenzentren. Dies bietet Ihnen den besten Datenschutz und die Einhaltung von GxP-Prinzipien.

Mit eLabNext den ELN-Widerstand überwinden

Wir bei eLabNext wissen, dass bei der Bewertung viele Informationen zu berücksichtigen sind welche ELN passt zu Ihren Bedürfnissen. Wir haben einer Vielzahl von Life-Science-Organisationen, von kleinen Start-ups und akademischen Labors bis hin zu globalen Unternehmen, Folgendes zur Verfügung gestellt sichere ELN-Softwareplattformen die flexibel sind, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Branche gerecht zu werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie wir Ihr Partner sein können, um einige der oben genannten internen Hindernisse für die Digitalisierung zu überwinden:

• Umfassendes Onboarding: Wir verfolgen beim Onboarding einen standardisierten Ansatz, und innerhalb von 2 bis 3 Wochen nach der Zusammenarbeit mit unserem Support-Team wird Ihr Team weitgehend auf dem Laufenden sein, wie die Plattformen von eLabNext verwendet werden können. In der 4. Woche wird Ihr Team sicher sein, die verschiedenen Funktionen unseres Systems zu nutzen.

• Kundenorientierter Support: Unser Support-Team ist freundlich, aufmerksam und informativ, damit Sie sich mit unserem System vertraut machen und eventuell auftretende Probleme lösen können. Jedes Mitglied unseres Teams hat einen biowissenschaftlichen Hintergrund, sodass es die Feinheiten Ihrer Fragen und Anwendungsbereiche versteht.
• Klassenbester Datenschutz und Sicherheit: Fast alle Anbieter verwenden ISO-zertifizierte AWS-Rechenzentren, aber das Unternehmen eLabNext folgt den strengen Anforderungen der Norm ISO/IEC 27001:2017 +A 11:2020. Dies ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal gegenüber anderen ELN-Plattformen für Labore und Einrichtungen, die GxP-Anforderungen erfüllen und prüfungsbereit sein müssen.

Nachdem Sie nun über diese Hindernisse und deren Überwindung gelesen haben, können Sie ein Gespräch über Digitalisierung mit Ihrem Labor oder Ihrer Organisation führen. Schauen Sie sich unsere Whitepaper-Reihe an, um diesen Prozess zu optimieren und Argumente dafür zu liefern:

• Weißbuch 1: Es ist Zeit für den Übergang
• Weißbuch 2: Wege zu Lab Nirvana
• Weißbuch 3: Checkliste für die Bewertung

Wenn Sie es leid sind zu lesen und sofort mit dem Testen von eLabNext beginnen möchten, holen Sie sich eine kostenlose 30-Tage-Testversion oder kontaktiere mich direkt für eine personalisierte Demo.