Numériser votre laboratoire, un échantillon à la fois

2024 s'annonce déjà comme une année « hautement numérique » : l'IA et la numérisation augmentent de façon exponentielle, apportant de nouvelles applications et des avancées. Dans le domaine des sciences de la vie, notamment dans les universités et les biotechnologies, les laboratoires qui possèdent 30 ans d'échantillons et de données sont confrontés à des pressions en matière de numérisation et d'organisation.

Chaque jour, nous entendons des témoignages d'institutions universitaires, médicales et industrielles très réputées et historiques nous demandant comment numériser leurs échantillons, car elles ne savent pas par où commencer. Hier encore, j'ai visité un laboratoire de biotechnologie avec 14 congélateurs complètement remplis. Il y avait en moyenne 80 000 échantillons dans chaque congélateur, soit environ 1,1 million d'échantillons au total. Les propriétaires et les auteurs des échantillons ne faisant plus partie de l'entreprise, le responsable du laboratoire a dû contacter les anciens élèves pour comprendre le contenu de ces échantillons et leur valeur.

Imaginez un monde où vous n'auriez pas à le faire car tout est déjà numérisé ! Ce processus à lui seul a permis à l'organisation ci-dessus de rejeter un tiers de ces échantillons : 373 000 échantillons ont été perdus et 4,6 congélateurs ont été libérés ! Imaginez le montant d'argent économisé grâce à cela.

Vous n'aviez pas besoin de nouveaux congélateurs ; vous aviez juste besoin d'une meilleure gestion des échantillons !

La voie vers la numérisation des laboratoires

Il peut être difficile de se lancer dans la numérisation d'un laboratoire, en particulier lorsqu'il s'agit de stocker de nombreux échantillons. Cependant, le découpage du processus en étapes gérables et l'utilisation d'outils tels qu'eLabNext peuvent rationaliser la transition.

Ce guide pratique en 9 étapes fournit des stratégies détaillées pour numériser efficacement votre laboratoire, un échantillon à la fois, garantissant une approche fluide et systématique.

1. Procéder à une évaluation complète de l'inventaire : 

Commencez par évaluer minutieusement l'inventaire d'échantillons de votre laboratoire. Documentez les types d'échantillons, les conditions de stockage et la quantité d'échantillons stockés. Contactez tous les IP, demandez des éclaircissements sur les métadonnées des échantillons et créez un fichier Excel principal à partir de vos anciens échantillons. Si vous utilisez actuellement un logiciel obsolète, exportez tout au format CSV ou Excel et organisez-le. C'est une excellente occasion de faire le ménage de printemps : tout ce qui n'est pas réclamé dans le mois suivant le début du processus doit être jeté pour gagner de la place !

2. Élaborez un cadre de priorisation : 

Établissez un cadre de priorisation pour déterminer les échantillons à numériser en premier. J'appelle ces échantillons des « échantillons très médiatisés ». Tenez compte de facteurs tels que la pertinence des échantillons pour les projets de recherche en cours, la fréquence d'utilisation, les exigences réglementaires ou même le coût associé à ces échantillons. Collaborez avec les chercheurs et les parties prenantes pour recueillir des commentaires et un consensus sur les critères de priorisation. N'ayez pas peur d'être très direct et orienté vers le progrès dans vos discussions !

3. Formulez un groupe de travail sur la numérisation :

Créez un groupe de travail dédié chargé de superviser le processus de numérisation. Cette équipe devrait être composée de membres de divers départements, notamment des chercheurs, des directeurs de laboratoire, des informaticiens et des analystes de données. Attribuez des rôles et des responsabilités clairs à chaque membre de l'équipe pour garantir la responsabilisation. En tant que responsable, vous utiliserez les méthodologies de gestion de projet SMART/RACI ou AGILE pour y parvenir, avec des délais et des délais !

4. Standardisez les processus de saisie des données : 

Développez des processus et des protocoles de saisie de données standardisés afin de maintenir la cohérence et la précision des échantillons numérisés. Définissez les champs de données, les conventions de dénomination et les exigences en matière de métadonnées en collaboration avec les parties prenantes. Offrez une formation complète aux membres de l'équipe sur ces protocoles. Des plateformes comme eLabNext disposent de fonctionnalités d'importation à grande échelle et d'un L'équipe chargée de la réussite client facilement disponible pour vous aider à importer des milliers d'échantillons à la fois ! Cette fonctionnalité vous permet également de convertir les données existantes dans un format compatible, tel que des feuilles Excel, et d'utiliser eLabNext pour télécharger des informations de manière efficace. Effectuez des contrôles approfondis de validation des données avant de les importer pour garantir l'intégrité des données.

5. Adoptez une approche progressive : 

Adoptez une approche progressive de la numérisation en commençant par un petit sous-ensemble d'échantillons avant de passer à l'échelle supérieure. Commencez par un seul congélateur, une grille ou une étagère, puis étendez progressivement à de plus grandes quantités. Cette approche minimise les perturbations des activités de recherche en cours et permet des améliorations itératives.

6. Mettre en œuvre des mesures de contrôle qualité rigoureuses : Mettez en œuvre des mesures de contrôle qualité robustes pour garantir l'exactitude et la fiabilité des données numérisées. Établissez des protocoles de validation, de recoupement et d'audit des données pour identifier et corriger rapidement les erreurs. Surveillez régulièrement les processus de saisie des données et offrez une formation continue pour atténuer les problèmes de qualité.

7. Documentez les procédures opérationnelles normalisées (SOP) : 

Documentez les procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour les processus de numérisation et les meilleures pratiques. Créez des guides détaillés couvrant les protocoles de saisie de données, les étapes de dépannage et les instructions d'utilisation du système. Tenir à jour un répertoire accessible des procédures opérationnelles normalisées à des fins de référence et de formation.

8. Favorisez la rétroaction et l'adaptation continues : 

Encouragez une communication ouverte et des boucles de feedback tout au long de la numérisation. Solliciter régulièrement les commentaires des parties prenantes, y compris des chercheurs et du personnel de laboratoire, afin d'identifier les défis et les domaines à améliorer. Adaptez les stratégies de numérisation en fonction des commentaires pour optimiser l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs.

9. Célébrez les réussites et maintenez la motivation : 

C'est l'un des attributs les plus négligés de ce processus ! Les scientifiques sont tellement concentrés sur leurs tâches quotidiennes que nous oublions de nous arrêter pour sentir les roses et rendre hommage à ceux qui accomplissent des choses ! Célébrez les étapes et les réalisations franchies au cours du parcours de numérisation pour maintenir la motivation et le moral. Reconnaissez les efforts du groupe de travail sur la numérisation et reconnaissez les progrès réalisés vers l'objectif ultime d'un laboratoire entièrement numérisé. Fixez-vous de nouveaux objectifs et repères pour maintenir l'élan et favoriser l'amélioration continue.

Résumé

La numérisation d'un laboratoire, un échantillon à la fois, nécessite une approche systématique et collaborative. En effectuant une évaluation complète de l'inventaire, en hiérarchisant les échantillons et en tirant parti d'outils tels qu'eLabNext, le processus de numérisation peut être géré efficacement. L'établissement de processus standardisés, la mise en œuvre de mesures de contrôle qualité rigoureuses et la promotion d'un feedback continu sont essentiels pour garantir l'intégrité des données et la satisfaction des utilisateurs. À chaque étape franchie vers la numérisation, célébrez les réalisations et maintenez la motivation pour atteindre l'objectif global d'un laboratoire entièrement numérisé. N'oubliez pas que c'est un voyage qui commence par un échantillon, une boîte, un casier et une étagère jusqu'à ce que l'ensemble du laboratoire soit parfaitement numérisé.