Digitalisieren Sie Ihr Labor, eine Probe nach der anderen

2024 entwickelt sich bereits zu einem „hochdigitalen“ Jahr: KI und Digitalisierung nehmen exponentiell zu und bringen neue Anwendungen und Durchbrüche mit sich. In den Biowissenschaften, einschließlich Wissenschaft und Biotechnologie, stehen Labore, die über 30 Jahre alte Proben und Daten verfügen, unter Digitalisierungs- und Organisationsdruck.

Jeden Tag hören wir Geschichten von sehr angesehenen und historischen Institutionen aus Wissenschaft, Gesundheitswesen und Industrie, die uns fragen, wie sie ihre Proben digitalisieren sollen, weil sie keine Ahnung haben, wo sie anfangen sollen. Erst gestern habe ich ein Biotech-Labor besucht, in dem 14 Tiefkühltruhen vollständig gefüllt waren. In jedem Tiefkühlschrank befanden sich durchschnittlich 80.000 Proben, was insgesamt etwa 1,1 Millionen Proben entspricht. Die Besitzer und Autoren der Proben sind nicht mehr im Unternehmen tätig. Daher musste der Laborleiter die Alumni kontaktieren, um zu erfahren, was in diesen Proben enthalten ist und ob sie einen Wert haben.

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie das nicht tun müssen, weil alles bereits digitalisiert ist! Allein dieses Verfahren ermöglichte es der oben genannten Organisation, ein Drittel dieser Proben zu verwerfen — 373.000 Proben waren weg und 4,6 Tiefkühltruhen wurden befreit! Stellen Sie sich vor, wie viel Geld dadurch gespart wurde.

Sie brauchten keine neuen Gefrierschränke, Sie brauchten nur ein besseres Probenmanagement!

Der Weg zur Digitalisierung im Labor

Der Beginn der Digitalisierung eines Labors, insbesondere bei umfangreichem Probenlager, kann überwältigend sein. Wenn Sie den Prozess jedoch in überschaubare Schritte unterteilen und Tools wie eLabNext verwenden, kann der Übergang optimiert werden.

Dieser 9-stufige, umsetzbare Leitfaden enthält detaillierte Strategien zur effektiven Digitalisierung Ihres Labors, eine Probe nach der anderen, und gewährleistet so einen reibungslosen und systematischen Ansatz.

1. Führen Sie eine umfassende Bestandsbewertung durch: 

Beginne damit, das Probeninventar deines Labors gründlich zu untersuchen. Dokumentieren Sie die Arten der Proben, die Lagerbedingungen und die Menge der gelagerten Proben. Wenden Sie sich an alle PIs, bitten Sie um Klärung der Probenmetadaten und erstellen Sie eine Excel-Master-Datei mit Ihren alten Proben. Wenn Sie derzeit veraltete Software verwenden, exportieren Sie alles in CSV oder Excel und organisieren Sie es. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für den Frühjahrsputz: Alles, was nicht innerhalb eines Monats nach Beginn dieses Vorgangs reklamiert wird, sollte aus Platzgründen weggeworfen werden!

2. Entwickeln Sie einen Rahmen für die Priorisierung: 

Richten Sie einen Priorisierungsrahmen ein, um zu bestimmen, welche Proben zuerst digitalisiert werden sollen. Ich nenne diese Proben „Stichproben mit hohem Bekanntheitsgrad“. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Relevanz der Proben für laufende Forschungsprojekte, die Häufigkeit ihrer Verwendung, behördliche Anforderungen oder sogar die mit diesen Proben verbundenen Kosten. Arbeiten Sie mit Forschern und Interessenvertretern zusammen, um Beiträge einzuholen und einen Konsens über die Kriterien für die Priorisierung zu erzielen. Scheuen Sie sich nicht, in Ihren Diskussionen sehr direkt und fortschrittsorientiert zu sein!

3. Formulieren Sie eine Task Force für die Digitalisierung:

Richten Sie eine eigene Task Force ein, die für die Überwachung des Digitalisierungsprozesses zuständig ist. Dieses Team sollte aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen bestehen, darunter Forscher, Laborleiter, IT-Spezialisten und Datenanalysten. Weisen Sie jedem Teammitglied klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. In Ihrer Rolle als Leiter werden Sie die SMART/RACI- oder AGILE-Projektmanagementmethoden verwenden, um dies mit Zeitvorgaben und Fristen abzuschließen!

4. Standardisieren Sie Dateneingabeprozesse: 

Entwickeln Sie standardisierte Dateneingabeprozesse und -protokolle, um die Konsistenz und Genauigkeit aller digitalisierten Proben zu gewährleisten. Definieren Sie Datenfelder, Benennungskonventionen und Metadatenanforderungen in Zusammenarbeit mit den Beteiligten. Bieten Sie den Teammitgliedern umfassende Schulungen zu diesen Protokollen an. Plattformen wie eLabNext verfügen über umfangreiche Importfunktionen und eine Team für Kundenerfolg sofort verfügbar, um Ihnen zu helfen, Tausende von Proben gleichzeitig zu importieren! Mit dieser Funktion können Sie auch vorhandene Daten in ein kompatibles Format wie Excel-Tabellen konvertieren und eLabNext verwenden, um Informationen effizient hochzuladen. Führen Sie vor dem Import gründliche Datenvalidierungsprüfungen durch, um die Datenintegrität sicherzustellen.

5. Verfolgen Sie einen schrittweisen Ansatz: 

Gehen Sie bei der Digitalisierung schrittweise vor, indem Sie mit einer kleinen Teilmenge von Stichproben beginnen, bevor Sie diese skalieren. Beginnen Sie mit einem einzelnen Tiefkühlschrank, Gestell oder Regal und erweitern Sie das Ganze schrittweise auf größere Chargen. Dieser Ansatz minimiert Unterbrechungen laufender Forschungsaktivitäten und ermöglicht iterative Verbesserungen.

6. Implementieren Sie strenge Qualitätskontrollmaßnahmen: Implementieren Sie robuste Qualitätskontrollmaßnahmen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der digitalisierten Daten sicherzustellen. Richten Sie Protokolle zur Datenvalidierung, Gegenprüfung und Prüfung ein, um Fehler umgehend zu identifizieren und zu korrigieren. Überwachen Sie die Dateneingabeprozesse regelmäßig und bieten Sie fortlaufende Schulungen an, um Qualitätsprobleme zu vermeiden.

7. Dokumentieren Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs): 

Dokumentieren Sie standardisierte Betriebsverfahren (SOPs) für Digitalisierungsprozesse und bewährte Verfahren. Erstellen Sie detaillierte Anleitungen zu Dateneingabeprotokollen, Schritten zur Fehlerbehebung und Anweisungen zur Systemnutzung. Pflegen Sie ein leicht zugängliches Verzeichnis von SOPs zu Referenz- und Schulungszwecken.

8. Fördern Sie kontinuierliches Feedback und Anpassung: 

Fördern Sie offene Kommunikations- und Feedback-Schleifen während der gesamten Digitalisierung. Erbitten Sie regelmäßig Beiträge von Interessenträgern, einschließlich Forschern und Laborpersonal, um Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Passen Sie Digitalisierungsstrategien auf der Grundlage von Feedback an, um Effizienz und Nutzerzufriedenheit zu optimieren.

9. Erfolge feiern und die Motivation aufrechterhalten: 

Dies ist eine der am häufigsten übersehenen Eigenschaften dieses Prozesses! Wissenschaftler konzentrieren sich so sehr auf alltägliche Aufgaben, dass wir vergessen, innezuhalten und an den Rosen zu riechen und Menschen zu feiern, die Dinge erreichen! Feiern Sie Meilensteine und Erfolge, die während der Digitalisierung erreicht wurden, um Motivation und Moral aufrechtzuerhalten. Würdigen Sie die Bemühungen der Digitalisierungs-Task Force und würdigen Sie die Fortschritte auf dem Weg zum Endziel eines vollständig digitalisierten Labors. Setzen Sie neue Ziele und Maßstäbe, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung eines Labors, eine Probe nach der anderen, erfordert einen systematischen und kollaborativen Ansatz. Durch die Durchführung einer umfassenden Bestandsbewertung, die Priorisierung von Proben und den Einsatz von Tools wie eLabNext kann der Digitalisierungsprozess effektiv verwaltet werden. Die Etablierung standardisierter Prozesse, die Umsetzung strenger Qualitätskontrollmaßnahmen und die Förderung von kontinuierlichem Feedback sind für die Gewährleistung der Datenintegrität und der Nutzerzufriedenheit unerlässlich. Feiern Sie bei jedem Schritt in Richtung Digitalisierung Erfolge und halten Sie die Motivation für das übergeordnete Ziel eines vollständig digitalisierten Labors aufrecht. Denken Sie daran, dass es eine Reise ist, die mit einer Probe, einer Box, einem Rack und einem Regal beginnt, bis das gesamte Labor nahtlos digitalisiert ist.