Ultimativer Leitfaden für Labordatenmanagement

Im Juni 2013 verlor ein kanadisches medizinisches Labor, Lifelabs, Patientenakten und persönliche Informationen von mehr als 16.000 Patienten. Ein zur Wartung eingesandter Computer wurde ohne Festplatte zurückgegeben. Er enthielt wertvolle EKG-Ergebnisse, die zwischen 2007 und 2013 in drei lokalen Einrichtungen erfasst wurden. Das Labordatenmanagement versagte aufgrund der enormen Kosten.

In jüngerer Zeit, im April 2023, verursachte ein Ransomware-Angriff auf ein medizinisches Testlabor, Enzo Clinical Labs, mit Sitz in New York, eine schwerwiegende Datenschutzverletzung, bei der mehr als 2,5 Millionen Kunden betroffen waren. Personenbezogene Daten, Krankenakten und Laborergebnisse wurden kompromittiert.

Diebstahl und Zerstörung: Das Speichern kritischer Daten auf Festplatten ist heute risikobehaftet und wird nicht als bewährte Methode angesehen. Sie sind eine einzige Fehlerquelle, und dieser zentrale Speicher ist anfällig für Zerstörung, Diebstahl und Beschädigung von Daten. Zwar ist kein System vor Angriffen gefeit, aber Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre Ihrer Kunden, Laboruntersuchungen und vertraulicher Informationen müssen ernst genommen werden.

Das Ermittler wies darauf hin, dass „Gesundheitsdienstleister die Hauptziele für Ransomware-Angreifer sind. Sie verfügen manchmal über weniger robuste IT-Systeme und haben einen hohen Anreiz, das Lösegeld zu zahlen, um die Kontrolle über die Systeme zurückzugewinnen und Patientendaten zu schützen.“

Alte Daten: Ein weiteres schwerwiegendes Problem ist der Datenverlust aufgrund der erfolglosen Übertragung physischer medizinischer Akten und Daten in elektronische Versionen. Heute Daten gehen jährlich mit einer Rate von 17% verloren, und 80% der Datensätze, die älter als 20 Jahre sind, sind nicht mehr verfügbar.

• Wie robust sind die Datenschutzmaßnahmen rund um die Forschungsdaten Ihres Labors?

• Sind Sie sicher, dass Ihre Dateien sicher sind?

• Sind Ihre alten und historischen Daten ordnungsgemäß archiviert?

Finden Sie heraus, wie eLabNext eine Lösung für Ihre Laboranforderungen bieten kann.

In diesem Blog findest du:

1. Was ist Labordatenmanagement (LDM)?
2. Welche digitalen Plattformen benötigt Ihr Labor?
3. Was passiert, wenn Ihr LDM ausfällt?
4. Was sind die Prioritäten des Labordatenmanagements?
5. Eine Checkliste für ein geeignetes Labordatenmanagementsystem
6. Wie haben Sie bewertet?
7. Eine elegante All-in-One-Lösung für das Labordatenmanagement

Lass uns anfangen!

Was ist Labordatenmanagement?

Labordatenmanagement (LDM) ist die systematische Organisation, Speicherung, Abruf und Analyse von Daten, die in einer Laborumgebung generiert werden. Dies umfasst Proben, Inventar, Experimente, Ergebnisse, Instrumente, Fotos und mehr. Es ist von entscheidender Bedeutung und von zentraler Bedeutung für viele Branchen und Disziplinen, darunter Biologie, Chemie, Physik und Umweltwissenschaften.

Das primäre Ziel des Labordatenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten:

• Akkurat aufgezeichnet
• Sicher verwahrt
• Leicht zugänglich für Analysen und Berichte

Es ist unerlässlich, die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems zu bewerten, um zukünftigem Wachstum und Veränderungen in den Forschungsteams Rechnung zu tragen. Darüber hinaus handelt es sich bei den Benutzern um Menschen mit einer Mischung aus IT-Fähigkeiten. Daher sind benutzerfreundliche Benutzeroberflächen und die einfache Integration in bestehende Laborinstrumente und -systeme von entscheidender Bedeutung, um menschliche Eingabefehler und versehentliche Datenlöschungen zu verringern.

Ein gutes LDM-System berücksichtigt Folgendes:

• Die Größe des Labors
• Die Komplexität von Experimenten
• Anforderungen an die Datensicherheit
• Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Budgetbeschränkungen

Ein erfolgreich implementiertes LDM schützt vor Diebstahl, Datenverlust und menschlichem Versagen.

Welche digitale Plattform benötigt Ihr Labor?

Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen Labels und Angeboten zu verstehen, damit Ihr Labor über die beste digitale Plattform für seine Bedürfnisse, Ziele und Abläufe verfügt. Im Großen und Ganzen gibt es LIS-Plattformen und ELN-Plattformen.

LIS bedeutet zunehmend (und verwirrenderweise) verschiedene Dinge: Laborinformationssysteme und Laborinventarsysteme.

ELN ist eine elektronische Labornotizbuchplattform. Es soll physische Notebooks ersetzen, die in Labors zu finden sind.

Nur sehr wenige LIS- oder ELN-Plattformen bieten heute eine komplette Laborlösungsplattform für Inventar, Protokoll und Journaling, die alle Labore benötigen. Die meisten sind kompliziert, erfordern Software von Drittanbietern, sodass unterschiedliche Software als eine Einheit funktioniert, und sind bei plattformübergreifenden Anwendungen nicht so vielseitig.

Wissen Sie, welche Plattform für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist? Warum?

Schauen Sie sich unbedingt unseren nächsten Blog an, in dem wir uns eingehend mit diesen verschiedenen Plattformen befassen und Elemente vergleichen, um sicherzustellen, dass die Plattform, die Sie für Ihr Labor verwenden, Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Informationsintegrität heute: wenn ein LDM ausfällt

Information ist heute Geld. Medizinische Einrichtungen und Forschungslabore werden aufgrund des reichhaltigen Inhalts personenbezogener Daten angegriffen, darunter Adressen, Passwörter, Kontaktdaten, Gesundheitsrisiken, Patentinformationen, Unternehmensgeheimnisse und Forschungsergebnisse. Sie werden auf verschiedene Weise angegriffen, darunter:

• Ransomware-Angriffe Cyberkriminelle können Ransomware einsetzen, um kritische medizinische Daten und Forschungsdaten böswillig zu verschlüsseln, und für deren Veröffentlichung ein Lösegeld verlangen.
• Datenschutzverletzungen Angreifer könnten darauf abzielen, sensible Patienteninformationen, Forschungsdaten oder geistiges Eigentum zu stehlen. Gestohlene Patientenakten können im Dark Web für Identitätsdiebstahl, Versicherungsbetrug oder andere böswillige Aktivitäten wertvoll sein.
• Phishing-Angriffe Phishing-E-Mails, die versuchen, Personen zur Preisgabe sensibler Informationen zu verleiten, sind eine weit verbreitete Bedrohung. Im Gesundheitswesen und in der Forschung können Angreifer gefälschte E-Mails verwenden, um auf Anmeldeinformationen, Finanzinformationen oder sensible Forschungsdaten zuzugreifen.
• Angriffe auf die Lieferkette Cyberkriminelle können die Lieferkette von medizinischen Einrichtungen oder Forschungslabors ins Visier nehmen. Wenn die Sicherheit von Anbietern, Lieferanten oder Partnern gefährdet wird, können Angreifer das Hauptziel infiltrieren.
• Fortgeschrittene persistente Bedrohungen (APTs): Bei APTs handelt es sich um hochentwickelte, gezielte Angriffe, die häufig von gut finanzierten und organisierten Gruppen ausgeführt werden. Diese Angriffe zielen darauf ab, sich dauerhaft Zugang zu Netzwerken zu verschaffen, häufig zu Spionagezwecken, und es kann besonders schwierig sein, sie zu erkennen.
• Störung der Gesundheitsdienste Cyberangriffe können darauf abzielen, kritische Gesundheitsdienste wie Patientenversorgungssysteme, medizinische Geräte oder Kommunikationsinfrastruktur zu stören. Dies hat schwerwiegende Folgen für die Patientensicherheit und den gesamten Betrieb des Gesundheitswesens.
• Diebstahl geistigen Eigentums Forschungslabore werden häufig zum Ziel des Diebstahls geistigen Eigentums, einschließlich wertvoller wissenschaftlicher Entdeckungen, experimenteller Daten oder urheberrechtlich geschützter Informationen, gemacht.
• Sicherheitslücken im Internet der Dinge (IoT) Viele medizinische Geräte und Laborgeräte nutzen das Internet der Dinge, wenn IoT-Geräte nicht ordnungsgemäß gesichert und verwaltet werden. Sicherheitslücken in diesen Geräten können ausgenutzt werden, um sich unbefugten Zugriff zu verschaffen, den Betrieb zu stören oder vertrauliche Informationen zu stehlen, wenn IoT-Geräte nicht ordnungsgemäß gesichert und verwaltet werden.

Im Mai 2019 hatte eine Datenschutzverletzung der American Medical Collection Agency (AMCA) Auswirkungen auf die Privatsphäre von mehr als 22 Millionen Patienten. Es kostet 361.000€, IT-Experten und Berater von drei verschiedenen Unternehmen einzubeziehen, um die Ursache des Verstoßes zu identifizieren, seine Ursache zu diagnostizieren und geeignete Lösungen zu implementieren. Darüber hinaus

mehr als 3,5 Millionen Euro wurden für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und regulatorischer Verpflichtungen ausgegeben. AMCA war gezwungen, ihre Belegschaft von 113 auf 25 Mitarbeiter zu reduzieren, um die plötzlichen finanziellen Auswirkungen zu bewältigen.

• Wie versiert ist Ihr Labordatenmanagementsystem?

Die Prioritäten von Lab Data Management

Wo treten Probleme bei der Auswahl eines LDM auf? Was müssen Sie beachten, bevor Sie die Wahl treffen? Deckt Ihr LDM-Anbieter Folgendes ab?

Sicherung der Datenqualität

Die Datenqualitätssicherung im Labordatenmanagement bezieht sich auf den systematischen Prozess zur Sicherstellung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit von Labordaten. Dazu gehören die Validierung von Daten in verschiedenen Phasen, die Umsetzung von Qualitätskontrollmaßnahmen und die Einhaltung standardisierter Protokolle. Dadurch wird sichergestellt, dass die aus den Daten abgeleiteten Forschungsergebnisse und klinischen Ergebnisse vertrauenswürdig sind und den behördlichen Anforderungen entsprechen.

Wenn dies beeinträchtigt wird oder versagt, kann dies zu ungenauen Forschungsergebnissen, beeinträchtigten Entscheidungen zur Patientenversorgung und zur Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften führen. Ungenaue Daten können zu fehlerhaften Analysen, Fehlinterpretationen und falschen Schlussfolgerungen führen und die Integrität wissenschaftlicher Forschungs- oder Diagnoseverfahren beeinträchtigen.

Was geht verloren, wenn die Datenqualitätssicherung Ihres Labors schwach ist? Es ist das Vertrauen, das Ihre Kunden in Laborergebnisse setzen, das die weitere Zusammenarbeit behindern kann. Dies hat schwerwiegende ethische und rechtliche Konsequenzen in den Bereichen Gesundheitswesen und wissenschaftliche Forschung.

Hast du davon gehört Stichprobencheck 5000? Es mag für Labore besonders attraktiv klingen, aber es handelt sich tatsächlich um Malware, die speziell für Labore entwickelt wurde, um ihre sensiblen Daten abzufangen!

Datensicherheit und Vertraulichkeit

Die Daten, die Ihr Labor sammelt, sind für Ihre Kunden und Ihre firmeneigenen Forschungen und Ergebnisse vertraulich. Zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten müssen Maßnahmen ergriffen werden, um sensible Informationen zu schützen, die in Labors generiert oder gespeichert werden. Dazu gehört auch der Schutz von Patientenakten, Forschungsergebnissen und firmeneigenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung. Zu den Sicherheitsmaßnahmen können Verschlüsselung (bei der Übertragung und Speicherung), Zugriffskontrollen und sichere Speicherprotokolle gehören.

Unangemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten können die Integrität Ihres Unternehmens zerstören und zu massiven finanziellen Schulden führen, die behoben und Schäden ausgeglichen werden müssen. In der heutigen IoT-Ära ist es leicht, sich unbefugten Zugriff auf vertrauliche Patientendaten zu verschaffen, geistiges Eigentum zu stehlen oder gegen gesetzliche Vorschriften zu verstoßen. Die Privatsphäre der Patienten kann gefährdet werden, was zu rechtlichen Konsequenzen führen und den Ruf einer Institution schädigen kann. Forschungsergebnisse können dem Risiko eines Diebstahls oder einer Manipulation ausgesetzt sein, was die Gültigkeit und Vertrauenswürdigkeit wissenschaftlicher Ergebnisse beeinträchtigt.

ISO 27001 Die ISO 27001 ist eine internationale Norm, die gemeinsam von der Internationale Organisation für Normung und die Internationale Elektrotechnische Kommission im Jahr 2005. Es enthält Benchmarks für das Management der Informationssicherheit, und die neuesten Standards wurden 2022 aktualisiert. Wenn eine Organisation nach ISO 27001 ausgerichtet und zertifiziert ist, wird sie zu einem Instrument für Risikomanagement, Cyber-Resilienz und operative Exzellenz.

• Ist Ihr LDM ISO 27001 zertifiziert?

Speicherung und Abruf von Daten

Das Speichern und Abrufen von Daten im Lab Data Management bezieht sich auf die systematische Organisation, Speicherung und den effizienten Abruf von Labordaten. Heutzutage sind skalierbare Lösungen unverzichtbar, um dem stetig wachsenden Bedarf an Proben oder Kundenanforderungen gerecht zu werden. Festplatten oder sogar Server haben eine begrenzte Speicherkapazität. Cloud-basierte Lösungen bieten Flexibilität und sind so konzipiert, dass einzelne Fehlerquellen vermieden werden.

Es ist unerlässlich, dass Ihr Labordatenmanagement die Einrichtung sicherer und zugänglicher Repositorien für verschiedene Arten von Daten umfasst, wie z. B. experimentelle Ergebnisse, Patientenakten und Forschungsergebnisse. Effektive Speichersysteme gewährleisten Datenintegrität, Zugänglichkeit und Langzeitarchivierung.

Wenn Daten kompromittiert werden, können Probleme beim Speichern und Abrufen von Daten zu Datenverlust, Beschädigung oder Verzögerungen beim Zugriff auf wichtige Informationen führen. Laborforscher können auf Probleme stoßen, die den wissenschaftlichen Fortschritt und die Entscheidungsfindung behindern. Im Gesundheitswesen wird die Patientenversorgung beeinträchtigt, wenn es zu Verzögerungen beim Zugriff auf wichtige Krankenakten kommt — oder noch schlimmer, wenn Daten verloren gehen.

Alte und historische Daten, insbesondere im medizinischen Umfeld, sind bei der Behandlung eines Patienten immer noch relevant. Wenn diese Dateien und Ordner Feuer, Überschwemmung, versehentlicher Zerstörung oder chemischer Beschädigung zum Opfer fallen, sind die wertvollen Informationen unwiederbringlich verloren. Ganz zu schweigen von Druckfarben, die mit der Zeit verblassen oder von Insekten wie Silberfischchen befallen werden könnten. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist unerlässlich, um weiteren Verlust zu verhindern.

Integration von Daten

Daten stammen aus allen Quellen, insbesondere wenn wir historische und archivierte Daten einbeziehen — was wichtig sein kann, um wertvolle Muster und Trends für Labor- und Forschungszwecke abzuleiten.

Die Datenintegration im Labordatenmanagement beinhaltet die Konsolidierung verschiedener Datensätze aus verschiedenen Quellen innerhalb eines Labors oder über mehrere Labore hinweg. Es zielt darauf ab, eine einheitliche und kohärente Sicht auf Daten zu bieten und umfassende Analysen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Eine effektive Datenintegration verbessert die Zusammenarbeit, beschleunigt die Forschung und ermöglicht ein ganzheitliches Verständnis komplexer wissenschaftlicher Phänomene.

Wenn sie kompromittiert werden, können unvollständige oder ungenaue Datensätze die Fähigkeit der Forscher beeinträchtigen, aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Inkonsistenzen in integrierten Daten können zu falschen Schlussfolgerungen führen und die Zuverlässigkeit der Forschungsergebnisse beeinträchtigen. Darüber hinaus kann eine fehlgeschlagene Datenintegration die interdisziplinäre Zusammenarbeit behindern, den Forschungsfortschritt verlangsamen und zu Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen im Labor führen.

Datenverwaltung

Data Governance im Bereich Labordatenmanagement bezieht sich auf die Festlegung und Durchsetzung von Richtlinien, Verfahren und Standards, um die Qualität, Integrität und Sicherheit von Labordaten während ihres gesamten Lebenszyklus sicherzustellen. Dazu gehören die Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Richtlinien für die Verwaltung, den Zugriff und die Nutzung von Daten.

Effective data governance promotes accountability of data streams, data consistency, transparency and compliance with regulatory requirements. 

Data governance issues can lead to data inconsistencies, unauthorised access and regulatory non-compliance. Lack of clear policies and oversight may result in data mismanagement, compromising the reliability and trustworthiness of research outcomes. 

Data backups

Backups are essential in the lab environment. It involves creating duplicate copies of critical data to safeguard against loss or corruption. This process ensures the availability of data in the event of accidental deletion, hardware failure or other unforeseen issues—and can help protect against ransomware. Regular backups contribute to data resilience and are crucial for maintaining the integrity of research findings and patient records. 

Cloud-based Lab Data Management (LDM) solutions offer benefits such as automated backups, scalability, and accessibility. With cloud-based LDM, data is stored off-site, reducing the risk of data loss due to on-site disasters. A good SAAS-delivered LDM platform will ensure your data should be encrypted in transit and at rest.

The consequences of not backing up data or not being rigorous in choices, levels of security and frequency can be severe. Loss of critical data may impede ongoing research, disrupt laboratory workflows and compromise the continuity of patient care. Without reliable backups, recovery from data loss becomes challenging, potentially resulting in permanent loss of valuable information, setbacks in research projects and compromised scientific integrity. 

Data traceability

Increasingly, data provenance is highly sought—as it allows the data to be traced to its source, its human owner and inputter and creates accountability and integrity.

The ability to track and document the origin, processing steps and modifications of laboratory data throughout its lifecycle is essential to publishing research, accessing research grants and moving the needle forward to creating a successful solution/product. It involves maintaining a comprehensive audit trail that ensures transparency, accountability and compliance with regulatory standards. 

With data traceability, researchers can validate and reproduce results, verify the quality of data, and adhere to stringent documentation requirements. Cloud-based LDM solutions enhance data traceability by providing de-centralised storage, automated version control and access logs. This facilitates collaboration, reduces the risk of errors and ensures that data can be reliably traced back to its source.

Compliance

Maintaining compliance in a lab environment, particularly in environments governed by Good Laboratory Practice (GLP) guidelines, is critical. The GLP is a set of principles and standards established 

by various national and international regulatory agencies. One of the key organisations involved in developing and promoting GLP principles at the global level is the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD). In the European Union, GLP regulations are outlined in Directive 2004/10/EC, which was later incorporated into the Good Laboratory Practice Regulation (EU) No 2017/160.

The primary objective of GLP is to facilitate the generation of high-quality and credible data, particularly in industries such as pharmaceuticals, chemicals and biotechnology. Regulatory bodies rely on the data generated in non-clinical studies to make decisions about the safety and efficacy of products before they reach the market. Adherence to GLP helps ensure that the data produced is of the highest quality, minimising the risk of errors, fraud and misinterpretation.

Compliance encompasses data collection, storage, retrieval, and documentation processes to meet regulatory requirements and maintain the quality of research outcomes.

A cloud-based LDM system provides several benefits, such as de-centralised and secure storage, automated audit trails, and version control mechanisms that facilitate traceability, allowing organisations to demonstrate compliance during regulatory inspections within their supply chain. Cloud-based solutions also enable scalability, accommodating the growing volume of data generated in research labs and ensuring efficient and cost-effective management.

The consequences of non-compliance can be severe, especially when failing to meet GLP guidelines. Regulatory penalties, data rejection by authorities and damage to the institution's reputation are potential outcomes. 

🡪 What can happen at a legal level if your lab is not digitised? Read our whitepaper. 

Version control

Systematic management and tracking of changes made to datasets, software and analysis tools over time ensures version control for a successful Lab Data Management (LDM). With effective version control, researchers can identify, compare and revert to previous versions of data or software, maintaining data integrity and reproducibility. 

Failure to have effective version control results in challenging management of multiple versions of datasets. The reliability and efficacy of data sets weaken, leading to confusion, errors and difficulties in reproducing or validating research results. 

Data ownership and intellectual property

Data ownership and intellectual property (IP) involve defining and protecting the rights and responsibilities associated with generated data and intellectual contributions. In the context of a research lab, IP encompasses the creations, innovations and discoveries conducted within the laboratory. It often includes:

• Patents
• Copyrights (software code, scientific publications)
• Trademarks (lab names, logos or brand names)
• Trade secrets like methods, techniques or procedures, recipes (e.g., in perfumery, food & drink production)
• Databases/sets
• Innovations (e.g., if a lab or organisation designs their own novel equipment or devices.)

Researchers, institutions and collaborators need clear agreements on data ownership, authorship and intellectual property rights to avoid disputes and ensure ethical use. De-centralised LDM systems can facilitate these aspects by providing transparent access controls, audit trails and collaborative platforms. Permissions can be fine-tuned, ensuring that only authorised individuals can access, modify or share specific datasets, safeguarding sensitive information and adhering to legal and ethical standards.

This is an extremely important facet of your Lab Data Management. If this is compromised, costly disputes may arise over authorship, data usage or intellectual property rights.  Inadequate protection may discourage innovation, collaboration and the secure exchange of data, hindering scientific progress. 

Training and documentation

At the end of the day, any Lab Data Management system is only as good as the ability of the user to comply. It is no good if the user insists on sticking with notebooks, pens and pencils! Training and education on proper data management practices and maintaining comprehensive records outlining data handling procedures are vital for lab users. While the software may be intuitive, it still needs humans to be properly initiated into its usage.

Training ensures that individuals understand the importance of data integrity, security and compliance with relevant regulations. Clear documentation provides guidelines and standard operating procedures (SOPs) for data collection, storage, analysis and sharing.

Documentation is also crucial: Cloud platforms facilitate real-time updates, ensuring all users can access the latest information. Training modules can be delivered remotely, fostering efficient onboarding and continuous education for lab personnel.

Data reporting

Efficient data reporting is crucial for communication, decision-making and meeting regulatory requirements. 

Data reporting is the systematic and accurate presentation of research findings, experimental results and analytical outcomes. This process includes creating comprehensive reports, summarising key insights and ensuring that the data presented is clear, transparent and adheres to relevant standards. Cloud-based solutions enhance data traceability, ensuring that the reported information can be linked back to its source and supporting reproducibility.

Without high-level data reporting, the dissemination of inaccurate or incomplete information results in flawed interpretations hinders collaboration and impacts the credibility of research outcomes. Inadequate reporting practices can also lead to regulatory non-compliance, especially in industries where adherence to standards is essential. 

Electronic Lab Notebooks (ELN) integration

Electronic Lab Notebooks (ELN) are digital versions of traditional paper lab notebooks. They enable researchers to record, organise and share experimental data electronically, improving collaboration, data accessibility and traceability in laboratory settings. There are many ELN software in the market but few integrate seamlessly with inventory systems, LIMS and LIS software too—particularly one within its own ecosystems.

Does your Electronic Lab Notebooks (ELN) integrate seamlessly with the other systems in your Lab Data Management (LDM) or is it disparate and glitchy? The benefits of ELN integration include being able to access their electronic notebooks securely from anywhere, facilitating remote collaboration; while real-time synchronisation ensures that the latest data entries are instantly available to the entire team. 

Data silos are a very real problem when integration fails, causing data to be scattered across various platforms, hindering collaboration and traceability. Incomplete integration may result in data duplication or loss, affecting the accuracy and completeness of experimental records. Security vulnerabilities in the ELN integration can expose sensitive information to unauthorised access, risking data integrity and confidentiality.

Resource constraints

Every lab has to work within set budgets, personnel and IT support. Integrating considerations regarding implementing and maintaining advanced data management systems into decision-making within a laboratory setting is vital. Laboratories often face challenges in allocating funds and dedicated personnel for robust data management infrastructure.

Select Cloud-based LDM solutions that eliminate the need for extensive in-house IT infrastructure, reducing upfront costs and providing scalable and secure solutions. Cloud-based LDM also allows labs to benefit from regular updates and improvements without the need for costly in-house IT support.

Without adequate financial investment, labs might resort to suboptimal data management practices, potentially leading to data loss, inconsistency and reduced data quality. 

Collaboration

By definition, research within the lab environment often sits in collaboration with teams, not only within the physical confines of the lab but with partners and other teams around the world. The science world is a highly social world, with the need to collaborate with other teams in moving the process forward for their innovation, be it chemical, medical or aeronautical.

Is your Lab Data Management system able to work with other platforms seamlessly? Does it recognise other platforms?

Collaboration in Lab Data Management (LDM) involves the seamless sharing, integration and coordination of research data among team members—in- and out-of-house—and across different projects. Effective collaboration is essential for enhancing research outcomes, accelerating discoveries and fostering interdisciplinary cooperation within laboratories.

Cloud-based LDM systems allow researchers to work on the same datasets in real-time, irrespective of geographical location. These platforms also support standardised collaboration tools, ensuring uniformity in data management practices and enhancing interoperability.

Inconsistencies lead to errors, misinterpretations and delays in research projects. Inventory can be mixed up, ELN entries can be confusing, leading to data silos, hindering efficient information exchange and collaborative decision-making. Progress of research is impeded, which undermines the quality of scientific outcomes.

A checklist of a proper Lab Data Management system

Is your Lab Data Management system up to scratch? Will it pass muster today? Does it include the following?

• Data quality assurance.

• ISO27001 level security for my data so that confidentiality is maintained.

• Data is stored following modern best practices so that theft, destruction, misplaced hard drives, and computers can easily be avoided.

• My data storage flexes and scales with the needs of my team and research.

• I can easily and reliably access and retrieve my data, no matter how old it is.

• My LDM facilitates easy data integration with multiple platforms and diverse data sets.

• My data is governed by the proper establishment and enforcement of policies, procedures and standards to abide by regulatory requirements.

• My LDM ensures proper backups to secure ISO 27001-certified solutions.

• I have the ability to track and document the origin, processing steps and modifications of my laboratory data throughout its lifecycle.

• My LDM provides a high level of GLP-compliant checks to ensure my data is credible so that I can rest easy, knowing that my innovation/product is both safe and efficacious.

• My LDM systematically manages and tracks changes made to datasets, allowing me to identify, compare and revert to previous versions of data if I need to.

• My LDM provides transparent access controls, audit trails and collaborative platforms, negating issues of data ownership and compromised intellectual property.

• My LDM provider ensures that my team and I are adequately trained to use the software and have proper documentation to refer to for help.

• My LDM generates reporting for systematic and accurate presentation of research findings, experimental results and analytical outcomes.

• My LDM seamlessly integrates my ELN with our inventory systems, LIMS and LIS software.

• My LDM comfortably fits within our lab’s allotted budgets, personnel and IT support.

• My LDM allows me to collaborate with my team effortlessly—and even others within the ecosystem of my study.

How did you rate?

Data is increasingly valuable—which also means it is increasingly vulnerable. Labs spend tens of thousands to ensure the integrity, security, integration and strength of their lab data management. And yet, many don’t work seamlessly and are stapled together piecemeal, often using a workaround.

🡪 What other lab data management considerations are there? Read our other whitepapers.

A simple solution

eLabNext’s Lab Data Management is simple. We don’t like complicated. Our ecosystem of software comes in three separate modules, but all designed to work as one. What’s more, our entire ecosystem is certified ISO27001, not just the separate modules.

eLabJournal is our all-in-one electronic lab notebook (ELN). It has been designed to work seamlessly with our eLabInventory and eLabProtocol modules, providing the complete software solution for labs all over the world. We offer secure hosting plans as well as our expertise across Cloud-based hosting solutions, such as AWS, which is often considered the gold standard.

🡪Have a read about our take on what to consider when choosing the right ELN for your lab.

To securely manage your data, a decentralised, Cloud-based solution is ideal. It offers the following four main benefits:

Scalability

Because Cloud-based data solutions do not rely on you having a physical disk under your desk or in a cabinet in your building, it can expand and contract with your user pool and needs. It is also able to maintain acceptable performance as demand increases. The Cloud has "infinite" scalability as long as the applications and systems are architected optimally.

eLabNext is a Software as a Service (SaaS) solution—this means scalability is built into its strength and flexibility.

🡪 Read how easy it is to digitise your sample collection, organisation, labelling and more.

Security

Under the hood, Cloud-based data storage is designed to be decentralised, with encrypted parts of the data separated across physical disks and physical cabinets in a data centre, ideally across geographical locations. This allows the data to remain whole even if one physical cabinet fails—the Cloud can intelligently fill in the gaps. 

eLabNext allows you to control and govern your applications and data through user authentication and authorisation. We have systems in place to prevent and detect security events; our Cloud-based solution is more secure because you have a greater ability to manage security settings, which include greater logging and monitoring and the ability to take automatic actions. 

Zuverlässigkeit

Labore benötigen eine zuverlässige Bereitstellung ihrer Daten und Datenbanken zu jedem Zeitpunkt. Unzuverlässige Systeme können den Verlust wichtiger Forschungsergebnisse und Daten bedeuten. Cloud-basiertes Labordatenmanagement reduziert Ängste, da es sich um ein System handelt, das den Datenverkehr mit minimalen/keinen Ausfallzeiten bewältigen kann. Darüber hinaus kann die Cloud sicherer sein, da alles auf Hochverfügbarkeit ausgelegt ist — schließlich gibt es keine einzige Ausfallstelle.

Ebenso wichtig ist das Software-Ökosystem von eLabNext, das eine zuverlässige Integration zwischen eLabJournal, eLabInventory und eLabProtocol ermöglicht. Das bedeutet, dass keine Integrationsprobleme die zuverlässige Speicherung, Speicherung und Katalogisierung von Labordaten stören können.

Resilienz

Dezentrale Speichersysteme halten Ausfällen und Störungen konstruktionsbedingt besser stand. Da Redundanzen eingebaut sind, können sie weiterhin den Datenverkehr abwickeln und gleichzeitig die Integrität der Sicherheit wahren. Die Wiederherstellung kann auch automatisiert werden, um sich selbst zu reparieren.

eLabNext's ISO 27001-Zertifizierung beinhaltet unser Fachwissen bei der Erstellung von Umgebungen für Ihre Daten, die Ihre wertvollen Befunde, Patienten- und Probeninformationen, Veröffentlichungen und die Fähigkeit, Ihr Produkt auf den Markt zu bringen, schützen.

ISO 27001 Die ISO 27001 ist eine internationale Norm, die gemeinsam von der Internationale Organisation für Normung und die Internationale Elektrotechnische Kommission im Jahr 2005. Es enthält Benchmarks für das Management der Informationssicherheit. Die neuesten Standards wurden 2022 aktualisiert. Wenn eine Organisation nach ISO 27001 ausgerichtet und zertifiziert ist, wird sie zu einem Instrument für Risikomanagement, Cyber-Resilienz und operative Exzellenz.

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Wer ist eLabNext?

Bitte besuchen Sie unsere einfach zu navigierende Website, um mehr zu erfahren eLab Weiter. Es ist unsere Mission, die biowissenschaftliche Forschung mit Tools zu verbessern, die von Anfang an elegant gestaltet sind. Unsere eLabNext-Plattform ist leistungsstark genug, um den Anforderungen von 10 oder 5.000 Laborforschungsteams gerecht zu werden. Sie ist jedoch auf wenige und unnötige Elemente reduziert, die die Software mit der Zeit überladen und unhandlich machen.

Wir sind ein in den Niederlanden geborenes und ansässiges Softwareunternehmen, das 2010 von Forschern gegründet wurde. Erwin Seinen und Wouter de Jong haben eLabNext entwickelt, weil sie mit ihren Notizbüchern auf Papier frustriert waren und dass die Softwaresysteme da draußen nicht reibungslos funktionierten und sich nicht miteinander integrieren ließen, einschließlich Ausrüstung, Sicherheit, Inventar und Mustertools.

Heute haben wir Niederlassungen in den Niederlanden, Großbritannien, den USA und Australien und betreuen Labore auf der ganzen Welt. Wir helfen dabei, ihre digitalen Plattformen zukunftssicher zu machen, damit sie können weitermachen, was sie tun um die menschliche Erfahrung und unseren Planeten zu verbessern.