6 Gründe, Microsoft OneNote nicht als ELN zu verwenden (und was Sie stattdessen verwenden sollten)

„Warum kann ich Microsoft OneNote nicht einfach als elektronisches Labornotizbuch (ELN) verwenden?“

Diese Frage hören wir bei eLabNext oft von verschiedenen zukünftigen Kunden, die ihre allerersten Schritte auf ihrer digitalen Reise gemacht haben. Auf diese Frage folgt oft schnell die Frage, „Warum sollten wir mehr Geld für ein ELN- oder LIMS-System (Laboratory Sample Information Storage) bezahlen, wenn OneNote oder Excel das können?“

Ja, einige in unserer wissenschaftlichen Gemeinschaft haben die Notizsoftware OneNote (und andere Microsoft-Programme wie Excel) für übernommen Datenerfassung, Präsentation, Weitergabe, und mehr.¹ Manche sogar bevorzuge die Funktionen von OneNote bis hin zu Objektiven, die für Laborumgebungen konzipiert sind.²

Für die grundlegenden Funktionen bevorzugen Sie vielleicht OneNote. Wenn Sie jedoch Ihre Laborprozesse optimieren oder die Einhaltung verschiedener regulatorischer Anforderungen sicherstellen müssen, während Sie in die Biotech- oder Pharmaproduktion einsteigen, dann lesen Sie bitte weiter, um zu erfahren, warum OneNote keine angemessene Lösung für Biotech-Start-ups, akademische Einrichtungen oder sogar größere Biotech-, CROs- oder Pharmaunternehmen ist.

Im folgenden Blog zeigen wir, warum Sie ein ELN, das sich dem wissenschaftlichen Prozess widmet, OneNote vorziehen könnten, und schützen Sie so vor zukünftigen Datenmigrations- oder Compliance-Herausforderungen.

1. Wissenschaftlich-spezifische Merkmale

ELNs wurden unter Berücksichtigung wissenschaftlicher Forschung entwickelt und bieten spezielle Funktionen, die auf die Arbeitsabläufe im Labor zugeschnitten sind. Sie beinhalten häufig Funktionen wie Versuchsvorlagen, strukturierte Dateneingabe, Integration mit anderer Laborsoftware und -anweisungen, Metadatenerfassung und Datenanalysefunktionen. Diese Funktionen sind für die effektive Organisation und Analyse wissenschaftlicher Daten unerlässlich, die in OneNote möglicherweise nicht vorhanden oder nicht so umfassend sind. Microsoft bietet Vorlagen für das Notizprogramm an. Die Implementierung und Anpassung an bestimmte wissenschaftliche Anwendungen erfordert jedoch zusätzlichen Aufwand. Mit einem ELN, das der Wissenschaft gewidmet ist, gibt es ein Framework, das auf dem Speichern, Abrufen und Teilen von Protokollen, Proben, Daten, Metadaten und vielem mehr basiert.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Biotech-Forschung erfordert häufig die Einhaltung behördlicher Richtlinien wie Good Laboratory or Manufacturing Practices (GLP/GMP) und 21 CFR Part 11. Elektronische Labornotizbücher wurden speziell für diese gesetzlichen Anforderungen entwickelt und bieten Funktionen wie elektronische Signaturen, Datenversionierung, Prüfprotokolle und kontrollierte Zugriffsberechtigungen. Diese auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ausgerichteten Funktionen sind unerlässlich, um die Datenintegrität zu gewährleisten und behördliche Standards einzuhalten. Diese fehlen in OneNote und erfordern Anpassungen oder Behelfslösungen (z. B. gibt es in OneNote keine Funktion für elektronische Signaturen).

3. Datenorganisation und Suche

ELNs bieten eine strukturierte Datenorganisation, mit der Sie Experimente, Proben und verwandte Informationen kategorisieren und kennzeichnen können. Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht eine effiziente Suche, Abruf und Querverweise von Daten und erleichtert so das Auffinden bestimmter Experimente oder Datenpunkte. OneNote bietet grundlegende Organisationsfunktionen, bietet jedoch nicht das gleiche Maß an Flexibilität und Suchfunktionen, die für wissenschaftliche Forschung spezifisch sind.

4. Zusammenarbeit und Teamwork

Biotech-Forschung beinhaltet oft die Zusammenarbeit zwischen internen Teammitgliedern und mit externen Partnern. Elektronische Labornotizbücher bieten Funktionen für die Zusammenarbeit, die die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und das Kommentieren in Echtzeit im Rahmen bestimmter Experimente oder Projekte ermöglichen. ELNs ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig zu arbeiten, Änderungen zu verfolgen und ein vollständiges Verzeichnis der Kooperationsaktivitäten zu führen. OneNote unterstützt zwar die Zusammenarbeit, bietet jedoch möglicherweise nicht die gleiche Granularität und Integration in Laborabläufe wie ELNs. In OneNote ist es beispielsweise nicht möglich, einen einzelnen Eintrag zu teilen. Wenn Sie also einen Abschnitt mit einem externen Mitarbeiter teilen müssen, müssen Sie ein neues ELN mit nur den Einträgen starten, die Sie darin teilen möchten.

5. Integration mit Laborgeräten und Software

ELNs können oft in Laborinstrumente und andere wissenschaftliche Softwaretools integriert werden. Diese Integration ermöglicht die direkte Datenübertragung von den Geräten zum ELN, wodurch die manuelle Transkription entfällt und das Fehlerrisiko verringert wird. Es ermöglicht auch eine nahtlose Integration mit Bioinformatik-Tools, Datenanalyseplattformen und Forschungsdatenmanagementsystemen. Zwei großartige Beispiele hierfür bei eLabNext sind das Implen NanoPhotometer und Elemental Machines zur Temperaturüberwachung (Feuchtigkeit, Druck und Licht) Ihrer Proben. Andererseits bietet OneNote nicht das gleiche Maß an Integration und Interoperabilität mit wissenschaftlichen Instrumenten und Software (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels, August 2023).

6. Datensicherheit und Schutz des geistigen Eigentums

ELNs bieten in der Regel erweiterte Datensicherheitsmaßnahmen, darunter Benutzerauthentifizierung, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und sichere Cloud-Speicheroptionen. Diese Sicherheitsfunktionen sind für den Schutz sensibler Forschungsdaten und geistiges Eigentum unerlässlich. Obwohl OneNote einige Sicherheitsfunktionen bietet, wurden ELNs speziell unter Berücksichtigung des Datenschutzes entwickelt und bieten möglicherweise robustere Sicherheitsmaßnahmen für wissenschaftliche Forschungsdaten. eLabNext ist nach ISO 27001 akkreditiert und ist die sicherste Laborsoftware auf dem heutigen Markt.

Warum sollten Sie Software verwenden, die für eine andere Aufgabe entwickelt wurde...

... wenn das ELN von eLabNext speziell für das Life-Science-Labor entwickelt wurde? Microsoft OneNote ist eine praktische, allgemeine Anwendung zum Aufzeichnen von Notizen.

ELNs bieten jedoch spezielle Funktionen und Funktionen, die speziell für wissenschaftliche Forschungsabläufe und Compliance-Anforderungen entwickelt wurden.

Würden Sie einen Schraubenzieher verwenden, um einen Nagel einzuschlagen?

Lassen Sie die Notizprogramme für das Erstellen von Notizen und die ELNs für die Rationalisierung der Biowissenschaften verwendet werden.

Wenn sich Ihr Biotech-Start-up auf Laborforschung, Datenmanagement, Zusammenarbeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzentriert, ist ein ELN die geeignetere Wahl als OneNote.

Warum fordern Sie nicht eine an kostenlose 30-Tage-Testversion von der digitalen Laborplattform von eLabNext noch heute und probieren Sie es selbst aus? Gemeinsam können wir die oben genannten und viele weitere Vorteile entdecken!

Referenzen:
1. Guerrero S, López-Cortés A, García-Cárdenas JM, et al. Eine Kurzanleitung zur Verwendung von Microsoft OneNote als elektronisches Labornotizbuch. PLOS Computing Biol. 2019; 15 (5) :e1006918. doi:10.1371/journal.pcbi.1006918
2. Guerrero S, Dujardin G, Cabrera-Andrade A, et al. Analyse und Implementierung eines elektronischen Labornotizbuchs in einem biomedizinischen Forschungsinstitut. PLoS ONE, 2016; 11 (8) :e0160428. doi:10.1371/journal.pone.0160428