6 raisons de ne pas utiliser Microsoft OneNote comme ELN (et ce qu'il faut utiliser à la place)

« Pourquoi ne puis-je pas simplement utiliser Microsoft OneNote comme bloc-notes de laboratoire électronique (ELN) ? »

C'est une question que nous entendons souvent chez ElabNext de la part de nombreux futurs clients qui ont fait leurs tout premiers pas dans leur parcours numérique. Cette question est souvent rapidement suivie de la question, « Pourquoi devrions-nous payer plus cher pour un système ELN ou un système de stockage d'informations sur les échantillons de laboratoire (LIMS) si OneNote ou Excel peuvent le faire ? »

Oui, certains membres de notre communauté scientifique ont adopté le logiciel de prise de notes OneNote (et d'autres programmes Microsoft comme Excel) pour acquisition, présentation, partage de données, et bien plus encore.¹ Certains même préférez les fonctionnalités de OneNote aux ELN conçus pour les environnements de laboratoire.²

Pour les fonctions de base, vous pouvez préférer OneNote, mais si vous avez besoin d'optimiser les processus de votre laboratoire ou de garantir la conformité à plusieurs environnements réglementaires différents au fur et à mesure de votre évolution et de votre transition vers la fabrication de produits biotechnologiques ou pharmaceutiques, lisez la suite pour découvrir pourquoi OneNote n'est pas une solution adaptée aux start-up biotechnologiques, aux institutions universitaires ou même aux grandes sociétés biotechnologiques, CRO ou sociétés pharmaceutiques.

Dans le blog ci-dessous, nous expliquerons pourquoi vous pourriez préférer un ELN dédié au processus scientifique à OneNote, afin d'éviter de futurs problèmes de migration des données ou de conformité.

1. Caractéristiques spécifiques à la science

Les ELN sont conçus en tenant compte de la recherche scientifique et offrent des fonctionnalités spécialisées adaptées aux flux de travail des laboratoires. Ils incluent souvent des fonctionnalités telles que des modèles expérimentaux, la saisie de données structurées, l'intégration avec d'autres logiciels et instructions de laboratoire, la capture de métadonnées et des capacités d'analyse des données. Ces fonctionnalités sont essentielles pour organiser et analyser efficacement les données scientifiques, qui peuvent ne pas être présentes ou aussi complètes dans OneNote. Microsoft propose des modèles pour le programme de prise de notes ; toutefois, leur mise en œuvre et leur adaptation à des applications scientifiques spécifiques nécessitent des efforts supplémentaires. Avec un ELN dédié à la science, il existe un cadre construit autour du stockage, de la récupération et du partage de protocoles, d'échantillons, de données, de métadonnées, etc.

2. Conformité réglementaire

La recherche en biotechnologie implique souvent le respect de directives réglementaires, telles que les bonnes pratiques de laboratoire ou de fabrication (BPL/GMP) et le 21 CFR Part 11. Les carnets de laboratoire électroniques sont spécialement développés pour répondre à ces exigences réglementaires, offrant des fonctionnalités telles que les signatures électroniques, la gestion des versions des données, les pistes d'audit et les autorisations d'accès contrôlées. Ces fonctionnalités axées sur la conformité sont essentielles pour garantir l'intégrité des données et répondre aux normes réglementaires. Ils font défaut dans OneNote et nécessitent une personnalisation ou des solutions de contournement (par exemple, il n'existe aucune fonctionnalité de signature électronique dans OneNote).

3. Organisation des données et recherche

Les ELN fournissent une organisation structurée des données, vous permettant de classer et d'étiqueter les expériences, les échantillons et les informations associées. Cette approche structurée permet une recherche, une extraction et un recoupement efficaces des données, ce qui facilite la recherche d'expériences ou de points de données spécifiques. OneNote propose des fonctionnalités d'organisation de base mais n'offre pas le même niveau de flexibilité et de fonctionnalités de recherche spécifiques à la recherche scientifique.

4. Collaboration et travail d'équipe

La recherche en biotechnologie implique souvent une collaboration entre les membres de l'équipe interne et avec des partenaires externes. Les carnets de laboratoire électroniques offrent des fonctionnalités de collaboration qui facilitent la collaboration en temps réel, le partage de données et les commentaires dans le contexte d'expériences ou de projets spécifiques. Les ELN permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément, de suivre les modifications et de conserver un enregistrement complet des activités de collaboration. Bien que OneNote prenne en charge la collaboration, il se peut qu'il ne fournisse pas la même granularité et la même intégration aux flux de travail des laboratoires que les eLN. Par exemple, OneNote n'autorise pas le partage d'une seule entrée. Par conséquent, si vous devez partager une section avec un collaborateur externe, vous devrez créer un nouvel ELN contenant uniquement les entrées que vous souhaitez y partager.

5. Intégration avec les instruments et logiciels de laboratoire

Les ELN peuvent souvent s'intégrer à des instruments de laboratoire et à d'autres outils logiciels scientifiques. Cette intégration permet le transfert direct des données des instruments vers l'ELN, éliminant ainsi la transcription manuelle et réduisant les risques d'erreurs. Il permet également une intégration fluide avec les outils bioinformatiques, les plateformes d'analyse de données et les systèmes de gestion des données de recherche. Le nanophotomètre Implen et la surveillance de la température (humidité, pression et lumière) de vos échantillons par Elemental Machines en sont deux excellents exemples pour eLabNEXT. En revanche, OneNote n'offre pas le même niveau d'intégration et d'interopérabilité avec les instruments scientifiques et les logiciels (au moment de la rédaction de cet article, août 2023).

6. Sécurité des données et protection de la propriété intellectuelle

Les ELN fournissent généralement des mesures avancées de sécurité des données, notamment l'authentification des utilisateurs, les contrôles d'accès, le cryptage et des options de stockage sécurisé dans le cloud. Ces fonctionnalités de sécurité sont essentielles pour protéger les données de recherche sensibles et la propriété intellectuelle. Bien que OneNote propose certaines fonctionnalités de sécurité, les ELN sont spécialement conçus dans un souci de protection des données et peuvent fournir des mesures de sécurité plus robustes pour les données de recherche scientifique. eLabNext est accrédité ISO 27001 et est le logiciel de laboratoire le plus sécurisé du marché aujourd'hui.

Pourquoi utiliser un logiciel conçu pour une tâche différente...

... lorsque l'ELN d'ElabNext est spécifiquement conçu pour le laboratoire des sciences de la vie ? Microsoft OneNote est une application de prise de notes pratique et polyvalente.

Cependant, les ELN offrent des fonctionnalités et des capacités spécialisées spécialement conçues pour les flux de travail de recherche scientifique et les exigences de conformité.

Utiliseriez-vous un tournevis pour enfoncer un clou ?

Utilisons les programmes de prise de notes pour la prise de notes, et les eLN, pour rationaliser les sciences de la vie.

Si votre start-up biotechnologique se concentre sur la recherche en laboratoire, la gestion des données, la collaboration et la conformité réglementaire, un ELN est un choix plus approprié que OneNote.

Pourquoi ne pas demander un essai gratuit de 30 jours de la plateforme de laboratoire numérique d'eLabNext dès aujourd'hui et essayez-la vous-même ? Ensemble, nous pouvons découvrir les avantages ci-dessus et bien d'autres encore !

Références :
1. Guerrero S, Lopez-Cortes A, García-Cárdenas JM et coll. Guide rapide pour utiliser Microsoft OneNote comme bloc-notes de laboratoire électronique. Projet de loi sur les ordinateurs PLOS. 2019 ; 15 (5) :e1006918. doi:10.1371/journal.pcbi.1006918
2. Guerrero S, Dujardin G, Cabrera-Andrade A et coll. Analyse et mise en œuvre d'un carnet de laboratoire électronique dans un institut de recherche biomédicale. PLoS UN. 2016 ; 11 (8) :e0160428. doi:10.1371/journal.pone.0160428