HistologiX : Transformer la gestion des échantillons d'histologie avec eLabInventory

L'adoption d'eLabInventory a amélioré l'efficacité opérationnelle d'HistologiX, nous permettant de rationaliser la réception du matériel, la gestion des stocks et la logistique des échantillons. La réduction de la charge de travail administratif a permis à nos scientifiques de se concentrer sur ce qu'ils font le mieux - appliquer notre expertise dans l'analyse des tissus pour faire avancer la découverte de médicaments de pointe de nos clients.

Laura Hubbard, directrice des opérations

À propos d'HistologiX Ltd

HistologiX est une personne de confiance BPL et PCG organisme de recherche clinique conforme pour l'analyse des tissus, situé à Nottingham, au Royaume-Uni. L'organisation dispose d'une équipe de 30 experts qui aident les clients à visualiser et à comprendre les effets de leur médicament ou de leur dispositif sur des biomarqueurs clés aux niveaux tissulaire et cellulaire, afin de soutenir le développement de thérapies de pointe. Son équipe de scientifiques expérimentés est spécialisée dans l'histologie, l'immunohistochimie (IHC), y compris l'immunofluorescence multiplex (IF), l'hybridation in situ (ISH) et l'analyse d'images numériques à l'aide d'un logiciel de pointe de Visiopharm.

Depuis sa création en 2005, HistologiX s'est engagée à fournir des services personnalisés à ses clients, avec des équipes et des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques, en travaillant comme une extension des équipes internes de ses clients. L'organisation soutient l'évaluation des biomarqueurs pour les thérapies cellulaires et géniques, les virus oncolytiques, les anticorps thérapeutiques, les petites molécules et les enzymes modifiant l'ARN.

Objectifs

À court terme : HistologiX avait besoin de renforcer ses processus de gestion des échantillons pour suivre un nombre croissant d'échantillons d'histologie. Cela permettra à l'équipe d'élargir sa base de clients et de répondre aux demandes croissantes de la recherche.

A long terme : A long terme, HistologiX espère étendre ses services disponibles et rester un leader dans le domaine de l'histopathologie. HistologiX vise à garantir à ses clients l'accès aux meilleurs et aux plus récents équipements et plates-formes, afin d'obtenir des résultats robustes, cohérents, reproductibles et précis, pour répondre pleinement aux exigences du projet.

Défis

Avant d'adopter eLabInventory, HistologiX s'appuyait sur une documentation papier traditionnelle pour les processus de gestion des échantillons tels que l'enregistrement et le suivi - y compris la réception, la localisation et l'expédition. Au fur et à mesure que sa base de clients augmentait, il devenait de plus en plus difficile pour l'équipe de gérer leur vaste collection d'échantillons. La documentation papier exigeait des recherches manuelles et la nécessité d'être physiquement présent pour vérifier les journaux, ce qui était considéré comme une utilisation inefficace du temps.

En outre, la documentation papier limitait la capacité de l'entreprise à créer des rapports, car il n'y avait pas de moyen de voir les données en un seul endroit. HistologiX a reconnu que son système de gestion des échantillons n'allait pas être facilement évolutif et qu'il risquait d'entraver ses ambitions de croissance. La société avait besoin d'une solution plus facilement accessible et évolutive où les données seraient visibles en un seul endroit.

Solution

En cherchant une solution de gestion d'échantillons en ligne, HistologiX est tombé sur eLabNext, que l'équipe avait déjà remarqué lors d'événements et de conférences auxquels elle avait participé. La décision a été prise de mettre en œuvre eLabInventory car il suit les directives BPL/BPF, ce qui permet d'intégrer son utilisation dans les processus de laboratoire BPLC existants. L'équipe a également choisi eLabInventory d'eLabNext pour sa flexibilité à utiliser les modules complémentaires d'eLab Marketplace et à adopter des packages eLab supplémentaires à une date ultérieure.

eLabInventory répondait à toutes les exigences que l'équipe recherchait dans le cadre d'une mise à niveau vers un système numérique ; elle était convaincue qu'il permettrait d'améliorer les inefficacités dans de nombreux domaines.

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Résultats

L'adoption d'eLabInventory a dépassé les attentes d'HistologiX et a permis à l'entreprise de développer d'autres processus intégrés. Grâce à la possibilité de vérifier l'inventaire à distance et en temps réel, eLabInventory a considérablement amélioré le travail d'équipe et la collaboration au sein de l'organisation. Depuis la mise en œuvre d'eLabInventory, l'entreprise a constaté une amélioration de l'efficacité dans l'ensemble de l'organisation.

Le nouveau système de gestion des échantillons permet à tous les membres de l'équipe, y compris ceux qui ne travaillent pas au laboratoire, comme les responsables du développement commercial et des comptes clients, de vérifier facilement l'état des échantillons et des réactifs. La meilleure répartition de la charge de travail libère l'équipe du laboratoire, qui peut ainsi se consacrer davantage à ses tâches.

Le passage à un système numérique a transformé la gestion des données d'HistologiX. L'équipe bénéficie considérablement de la centralisation des données, qui sont facilement consultables et ne sont plus dispersées dans de multiples journaux et documents.

eLabInventory contribue à la gestion et à la planification des projets ainsi qu'au contrôle des stocks et à la passation des commandes. L'enregistrement et le suivi de la réception des matériaux sont plus efficaces, car l'ajout d'articles dans le système numérique se fait en moins d'étapes que dans l'ancien système sur papier. Il est également beaucoup plus facile pour n'importe quel membre de l'équipe d'éditer et de mettre à jour les informations si des changements sont nécessaires.

L'utilisation de codes-barres et de scanners permet de rationaliser davantage les étapes de traitement des échantillons. Par exemple, lors de l'enregistrement des échantillons à l'entrée et à la sortie pour les travailler, de l'élimination des échantillons ou de la recherche de l'endroit où les remettre après utilisation, l'équipe n'a plus besoin de vérifier les documents papier et l'étiquetage manuel. L'automatisation a considérablement amélioré le processus de traitement des échantillons.

En outre, les chefs de projet peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin pour planifier, dépanner et exécuter. La planification et la gestion des projets peuvent se dérouler beaucoup plus facilement, car il y a une meilleure visibilité de l'état des échantillons et des niveaux de stock des réactifs - tout ce qui est nécessaire peut être commandé à l'avance pour réduire le ralentissement des flux de travail. En outre, l'équipe est désormais en mesure de compiler facilement des rapports sur ses données électroniques. Elle utilise cette nouvelle fonction pour évaluer l'utilisation et la capacité de stockage, produire des rapports sur les réactifs périmés et contrôler la quantité de produits chimiques inflammables sur le site.

L'amélioration de la gestion des projets et des rapports signifie que les décisions peuvent être prises de manière efficace et efficiente afin d'aider HistologiX à fournir un service de haute qualité.

En fin de compte, l'équipe d'HistologiX a trouvé que l'implémentation d'eLabInventory a résolu les problèmes d'inefficacité de la gestion des échantillons et leur a permis d'augmenter leur nombre d'utilisateurs, de types d'échantillons et d'emplacements de stockage. Ils continueront à utiliser eLabInventory pour atteindre leurs objectifs de croissance.

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