Universidad de Lund, Departamento de Medicina Traslacional: Mejora de la gestión de muestras con eLabInventory

"eLabInventory ha cambiado las reglas del juego en nuestro laboratorio de la Universidad de Lund. Su interfaz intuitiva y sus sólidas capacidades de seguimiento han agilizado drásticamente nuestra gestión de muestras, convirtiendo lo que antes era una tarea lenta en un proceso rápido y sin esfuerzo. Estoy totalmente impresionado por cómo eLabInventory ha transformado nuestras operaciones diarias y lo recomendaría encarecidamente a cualquier laboratorio que se enfrente a retos similares."

Doctor Sviataslau Sasinovich, Ingeniero de investigación

Acerca del Departamento de Medicina Traslacional de la Universidad de Lund

La Universidad de Lund, situada en la histórica ciudad de Lund (Suecia), es famosa por su investigación pionera en múltiples campos de la medicina. El Departamento de Medicina Traslacional es uno de los seis departamentos de la Facultad de Medicina, que abarca diversas áreas de investigación, incluida la virología clínica, con especial atención a los virus. Dentro de este departamento, tres equipos de investigación especializados utilizan eLabInventory para mejorar la eficiencia de su investigación y la gestión de datos: Virología de Sistemas, Interacciones del VIH-1 y VIH-2 con el Huésped, y Virología Clínica. Estos equipos se especializan en la investigación experimental, epidemiológica y de los puntos de atención relacionados con las infecciones víricas, impulsando innovaciones críticas en medicina traslacional. Con más de 20 años de esfuerzos combinados, el trabajo del departamento es decisivo para el avance de la investigación médica y la mejora de los resultados de la atención sanitaria. Los equipos están formados por investigadores científicos, técnicos de laboratorio e investigadores principales, que colaboran en espacios de laboratorio compartidos para alcanzar sus objetivos de investigación.

Objetivos

A corto plazo: El principal objetivo a corto plazo de los equipos de investigación era resolver los acuciantes problemas de gestión de muestras. La implantación de herramientas digitales de laboratorio era esencial para que los grupos de investigación pudieran rastrear y gestionar eficazmente un gran volumen de muestras diversas, garantizando un acceso rápido y preciso al tiempo que se mantenía la integridad de su investigación.

A largo plazo: A largo plazo, los equipos aspiran a racionalizar otros procesos de investigación para seguir el ritmo de las crecientes demandas de investigación. Con la plena integración de las soluciones digitales de laboratorio, la Universidad aspira a mejorar la eficiencia general, facilitar la colaboración y apoyar la publicación de sus hallazgos, aportando valiosos conocimientos a la comunidad científica.

Desafíos

Antes de adoptar eLabJournal y eLabInventory, los equipos de investigación -Virología de Sistemas, Interacciones del VIH-1 y VIH-2 con el Huésped, y Virología Clínica- se enfrentaban a importantes retos organizativos en la gestión de su extensa colección de muestras. Los grupos de investigación habían acumulado miles de muestras a lo largo de años de investigación, lo que creaba una necesidad acuciante de un sistema de seguimiento eficiente y fiable. Los métodos existentes, que incluían el uso de Excel y Google Sheets, eran cada vez más inadecuados. Estos métodos tradicionales eran propensos a errores, consumían mucho tiempo y carecían de la funcionalidad necesaria para satisfacer las crecientes necesidades del laboratorio.

La ineficacia en la gestión de las muestras no sólo suponía una pérdida de tiempo, sino también un riesgo para la integridad de la investigación. Encontrar muestras específicas podía llevar hasta una hora en ocasiones, lo que desviaba un tiempo valioso de las actividades de investigación. El laboratorio necesitaba una solución fácil de usar que agilizara las operaciones, mejorara la integridad de los datos y garantizara un acceso rápido y preciso a las muestras.

Solución

Los equipos descubrieron eLabNext a través de una búsqueda en Internet. Tras evaluar más de diez soluciones diferentes de seguimiento de muestras, decidieron adoptar eLabJournal por su superior funcionalidad, facilidad de uso y rentabilidad.

eLabJournal con eLabInventory proporcionó una solución completa que cumplía todos los requisitos específicos del laboratorio en materia de gestión y organización de muestras. El proceso de implantación duró sólo unos días, y la configuración se realizó sin problemas y se integró bien con las operaciones de laboratorio existentes. La interfaz intuitiva y las sólidas funciones de la plataforma supusieron una mejora significativa con respecto a los métodos anteriores.

Resultados

La adopción de eLabJournal ha transformado significativamente la forma en que los equipos de investigación gestionan sus procesos de laboratorio. La función del navegador de inventario ha revolucionado la forma en que el laboratorio realiza el seguimiento de todas las muestras generadas y utilizadas, proporcionando una visibilidad completa sobre el uso de las muestras y los datos asociados de experimentos anteriores. El sistema ha adquirido un valor incalculable en la gestión de las enormes cantidades de muestras que suelen utilizarse en diversos proyectos de investigación.

Además de la gestión de muestras, los investigadores de Lund también se han beneficiado de funciones adicionales. Las capacidades mejoradas de organización de datos de eLabNext han agilizado el registro de las actividades de investigación, haciendo que los experimentos y los datos estén más organizados y acelerando el proceso de documentación. Esta mejora ha permitido al personal seguir el ritmo de las exigencias de los grandes programas de cribado genético.

La plataforma también ha simplificado considerablemente la gestión de protocolos. Ahora, los investigadores pueden cargar, generar y vincular fácilmente protocolos y procedimientos normalizados de trabajo (PNT) a experimentos específicos, lo que mejora el cumplimiento y la eficiencia de las operaciones diarias. Además, eLabNext ha fomentado un entorno más colaborativo y transparente dentro del laboratorio, haciendo que los experimentos, muestras, datos y protocolos sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo implicados. Esta accesibilidad es crucial para un entorno de investigación dinámico en el que la integración de equipos y el intercambio de datos son esenciales.

Sin embargo, el resultado más notable de la implantación del eLabJournal ha sido la drástica reducción del tiempo empleado en localizar muestras. Lo que antes podía llevar hasta una hora, ahora se tarda menos de un minuto. Este aumento de la eficiencia ha impulsado significativamente la productividad, dejando más tiempo para la investigación y menos para gestionar la logística. En general, el laboratorio ha experimentado una notable mejora de la eficacia y la precisión, lo que ha permitido agilizar las operaciones y mejorar los resultados de la investigación.

Planes de futuro

La Universidad de Lund tiene la intención de seguir aprovechando las soluciones eLabNext para mejorar sus capacidades de investigación. A medida que se amplíen las instalaciones del Departamento de Medicina Traslacional, eLabJournal y eLabInventory seguirán proporcionando un apoyo fundamental en la gestión de datos y flujos de trabajo complejos. Gracias a la adopción de herramientas digitales de gestión de laboratorio, el laboratorio está ahora en condiciones de mantener su posición en la vanguardia de la investigación médica y seguir impulsando su misión de aportar conocimientos valiosos a la comunidad científica.

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